Success Story: Sortimo International GmbH

„Für unser Shared-Service-Center ist es eine Voraussetzung, dass wir unabhängig unserer internationalen Standorte den zentralen Überblick über die Rechnungsvorgänge haben. Nur so können wir kostenoptimal arbeiten und unseren dezentralen Einheiten einen prima Service im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung anbieten.“

Simone Scherer, Projektleiterin bei Sortimo International GmbH

ÜBER DAS UNTERNEHMEN

Aus einer Idee geboren, hat sich Sortimo (SORTIment MObil) zu einem Synonym für Qualität entwickelt. Das als Baukastensystem gestaltete Produktangebot erleichtert seit vielen Jahren Handwerkern und Servicetechnikern die Arbeit vor Ort. Heute ist Sortimo ein gefragter Partner der Automobilindustrie, wenn es um Ordnung, Sicherheit und wegweisende Laderaumkonzepte geht. Die permanent steigende Nachfrage nach den Produkten hat zu einem weltweiten Wachstum geführt und Sortimo zum Marktführer gemacht. Mittlerweile blickt Sortimo auf eine über 35-jährige Firmengeschichte zurück. In dieser Zeit hat Sortimo viel Erfahrung gesammelt, Partnerschaften geschlossen und sich von einem kleinen Drei-Mann-Betrieb zu einem internationalen Unternehmen mit etwa 500 Mitarbeitern entwickelt.

Sortimo International GmbH
Sortimo International GmbH Firmengebäude

DIE AUSGANGSSITUATION

Durch das Anbinden der englischen Tochtergesellschaft und den unterschiedlichen Standorten, war ein klar strukturierter und übersichtlicher Rechnungseingangsprozess sowie schnelle Freigaben analog nicht mehr durchzuführen. Deshalb musste ein digitaler Prozess geschaffen werden, bei dem alle Rechnungen zentral eingehen und im SAP-System gebündelt abgelegt werden. Deshalb folgte die Einführung von invoiceLINE im internationalen Shared-Service-Center in Zusmarshausen.

PROJEKTBESCHREIBUNG

In Zusmarshausen hat Sortimo an seinem Stammsitz im Zuge der Anbindung der englischen Tochtergesellschaften als Shared-Service-Center (SSC) die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung mit invoiceLINE realisiert. Die Rechnungen werden an den jeweiligen Standorten eingescannt und dann durch die zentrale Installation von invoiceLINE bearbeitet. Dies umfasst die freiform-Erkennung von Rechnungsdaten, die automatische Buchung bzw. die Steuerung in Workflows. Die komplette Systemlogik und Vorgangssteuerung findet innerhalb von SAP statt. Die Anwender arbeiten in ihrem bekannten SAP-Umfeld oder bekommen die Vorgänge per E-Mail und Internetbrowser als Workflow-Teilnehmer zur Bearbeitung (z. B. Rechnungsfreigabe).
Somit können die jeweiligen Vorgänge trotz der Entfernung zu den Standorten in England unmittelbar bearbeitet und freigegeben werde. Die zentrale Kreditorenbuchhaltung im SSC hat jederzeit den Überblick und Status zum jeweiligen Rechnungsvorgang. Skontierungen können damit sichergestellt und die gesamte Bearbeitung optimiert werden.

Weitere Projektplanung
Erfolgreicher Produktivstart

ERFOLGREICHE STANDORTANBINDUNGEN

“Innerhalb von nur 10 Arbeitstagen haben wir die invoiceLINE an unseren Standorten in UK produktiv genommen“, sagt Michael Hartmann (Leitung Finanz- und Rechnungswesen bei Sortimo International GmbH). Die schnelle Umsetzung ermöglicht die von flowDOCS angewandte fastTRACK-Methode, durch welche eine sehr geringe Projektlaufzeit erzielt werden kann. Die Anbindung weiterer Gesellschaften der Unternehmensgruppe stellte kein Problem dar. So wurden innerhalb kurzer Zeit Gesellschaften in Deutschland und Belgien dazu genommen.

WEITERE AUTOMATISIERUNGSLÖSUNGEN

Neben der invoiceLINE wurde bei Sortimo International GmbH auch die confirmationLINE zur automatisierten Bearbeitung von Bestellbestätigungen erfolgreich eingeführt.

Weitere Projektplanung

SPEZIELL UMGESETZTE ANFORDERUNGEN

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talkENGINE

Bei der talkENGINE handelt es sich um das Erkennungsmodul der invoiceLINE. Die talkENGINE ist zu 100% innerhalb des SAP-Systems bzw. der NetViewer-Instanz abgebildet. Darüber hinaus wird durch die talkENGINE die Ansteuerung der OCR-Applikation vor dem Interpretationsprozess angesteuert. Die talkENGINE greift in ihrem Erkennungsprozess auf die Bestell- und Wareneingangsdaten des operativen R/3-Systems zu und es werden die im Shared Memory gehaltenen Kreditorenstammdaten für die Belegidentifikation herangezogen. Zudem werden innerhalb der talkENGINE sämtliche für die Belegprüfung relevanten Plausibilitätsprüfungen und Matchingschritte durchgeführt. In Abhängigkeit von diesen Prüfungen kann einerseits eine unmittelbare Weitergabe zur Buchung an die invoiceENGINE möglich sein, andererseits wird ein Vorgang im Falle nicht erfolgreicher Prüfungen für
die manuelle Nachbearbeitung durch den Anwender innerhalb des SAP-Systems eingestellt.

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caseENGINE

Wenn eine weitere Bearbeitung in einem Prozess benötigt wird, wird dem zuständigen Bearbeiter die notwendige Oberfläche von der caseENGINE zur Verfügung gestellt. Die Gestaltung der Workflows wird hier individuell dem Kunden angepasst und kann flexibel abgebildet werden.

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invoiceENGINE

Die so genannte invoiceENGINE sorgt dafür, dass abhängig von vordefinierten Buchungsregeln bzw. Vorgangsparametern entsprechende Vorerfassungen in den SAP-Modulen FI und MM vorgenommen werden. In Abhängigkeit vom Regelwerk wird dabei ein Vorgang fertig gebucht oder ein Freigabeprozess gestartet.

INWIEFERN ERLEICHTERT DIE INVOICELINE DER SORTIMO INTERNATIONAL GMBH DEN GESCHÄFTSALLTAG?

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Keine Schnittstellen

Die tägliche Arbeit wurde stark vereinfacht. Alles geht zeitnah. Alles bewegt sich in dem gewohnten gewohnten SAP-Umfeld. Auch die IT-Experten von SORTIMO sehen den Vorteil: Es fallen komplexe Schnittstellen weg, wenn die freiform-Erkennung innerhalb von SAP angesiedelt ist.

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Zeitaufwand deutlich verringert

Da viele manuellen Tätigkeiten wegfallen, ist der Rechnungseingangsprozess deutlich verkürzt.

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Gewohntes Arbeitsumfeld

Mit der kompletten Integrierung des Rechnungseingangsprozesses in SAP arbeiten alle Mitarbeiter in einem gewohnten Umfeld und müssen sich nicht an neue Oberflächen und Arbeitsabfolgen gewöhnen.

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Klar strukturierter Freigabeprozess

Dank definierter Worfklows und dem Arbeiten innerhalb des SAP-Systems, können Freigaben übersichtlich und schnell eingeholt werden.

Erfahrungen & Bewertungen zu abilis GmbH IT-Services & Consulting