Success Story:

Zott SE & Co. KG

„Mit invoiceLINE haben wir die Lösung gefunden, bei der sowohl die freiform-Erkennung, als auch die Workflow-Steuerung und das Rechnungs­­eingangsbuch komplett in SAP integriert sind.“

Anton Schnepf, Leiter des Finanz- und Rechnungs­wesens

ÜBER DAS UNTERNEHMEN

„Genuss und Qualität aus einer Hand.“ – Dafür steht die Molkerei Zott aus Mertingen. Bei dem traditionsreichen bayerischen Familienunternehmen wird bereits in der dritten Generation an mehreren Standorten eine Vielzahl von Nahrungsmittelprodukten hergestellt. Dazu gehören zum Beispiel Joghurt-, Dessert- und Käsespezialitäten. In über 75 Länder der Welt werden diese Nahrungsmittel vertrieben. Die Produkte sind von Innovation und hoher Qualität gekennzeichnet. Der Partnerschafts­gedanke mit den Milcherzeugern sowie die nachhaltige Herstellung der Produkte sind für Zott wichtige Werte.

Zott-Logo
Zott Betriebsgelände

DIE AUSGANGSSITUATION

Zott setzt SAP ECC 6.0 als ERP-System in der Unternehmensgruppe ein. Daher war bei der Auswahl einer geeigneten Lösung zur Automatisierung der Bearbeitung von Lieferanten­rechnungen die SAP-Integration ein wesentliches Kriterium. „Mit invoiceLINE haben wir die Lösung gefunden, bei der sowohl die freiform-Erkennung als auch die Workflow-Steuerung und das Rechnungs­­eingangsbuch komplett in SAP integriert sind“, sagt Anton Schnepf, der Leiter des Finanz- und Rechnungs­wesens.

PROJEKTBEGINN

Mit der Installation der invoiceLINE-Standardauslieferung hat das Projekt begonnen. Dadurch hat Zott direkt die „Best-Practices“-Funktionalitäten im SAP-Umfeld sehen können. In Verbindung mit dem Implementierungs­leitfaden wurden die einzelnen Prozessschritte besprochen und Anpassungen definiert.

Projektbeginn flowdocs
Erfolgreicher Produktivstart

ERFOLGREICHER PRODUKTIVSTART

Dabei handelte es sich beispielsweise um Freigabe­grenzen und andere für den Workflow relevante unternehmens­individuelle Regelungen. Diese wurden durch die flowDOCS Consultants im Customizing der invoiceLINE umgesetzt und an­schließend die Testphase gestartet. Nach den Testiterationen begleiteten die Consultants der flowDOCS den erfolgreichen Produktivstart.

WEITERE PLANUNGEN

Bei Zott stehen nun die Planungen für den internationalen Roll-out der invoiceLINE an. Zum einen wird dabei die syntaxANALYZER-Methode für die freiform-Erkennung verwendet, um günstig und zügig neue Länder anbinden zu können. Des Weiteren wird – im konkreten Roll-out-Schritt geht es nach Osteuropa – für die Harmonisierung der Geschäftsprozesse gesorgt.

Weitere Projektplanung

SPEZIELL UMGESETZTE ANFORDERUNGEN

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invoiceENGINE

Mittels der Komponente invoiceENGINE werden abhängig von Vorgangsparametern bzw. vordefinierten Buchungsregeln entsprechende Buchungen bzw. Vorerfassungen in den Modulen MM oder FI vorgenommen. Hierbei kann ein Vorgang bereits endfertig gebucht und abgeschlossen werden oder aber es wird ein vorgangsspezifischer Bearbeitungsworkflow gestartet (abhängig vom Regelwerk).

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statusENGINE

Eine komponentenübergreifend überwachende statusENGINE protokolliert vorgangsspezifische Aktivitäten und steuert den korrekten Ablauf der technischen Workflows (und den für den Anwender „sichtbaren“ Bearbeitungsworkflow).

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caseENGINE

In den Fällen, in welchen eine Workflow-Bearbeitung notwendig ist, übernimmt die caseENGINE die Kontrolle über die weiteren Bearbeitungsschritte und bietet den zuständigen Anwendern entsprechende Workflow-Oberflächen an. Der Workflow, bzw. die Bearbeitungsmöglichkeiten, können innerhalb der caseENGINE weitestgehend flexibel und regelorientiert gestaltet werden.

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Zusätzliche Komponenten

Darüber hinaus existieren weitere Teilkomponenten in der invoiceLINE, welche insbesondere Auswertungs- oder Kontrollfunktionalitäten zur Verfügung stellen: Ein Rechnungseingangsbuch, die Erstellung von Vorgangsprotokollen, die Ermittlung eines Verarbeitungsstatus und die Bereitstellung eines technischen Monitorings.

INWIEFERN ERLEICHTERT DIE INVOICELINE DER ZOTT SE & CO. KG DEN GESCHÄFTSALLTAG?

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Integrierung in SAP

Die invoiceLINE ist direkt in SAP integriert. Es sind keine weiteren Schnittstellen notwenig und die Buchung des Vorgangs findet direkt im SAP-System statt.

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Klar strukturierter Freigabeprozess

Die vielfältigen Möglichkeiten individuelle Klärungs- und Freigabeworkflows abzubilden, erleichtern und beschleunigen die Prozesse.

Geringe Fehleranfälligkeit

Dank der invoiceLINE laufen die Prozesse Belegerkennung und Bestellabgleich systemgestützt ab. Durch weniger manuelle Tätigkeiten wird die Fehleranfälligkeit geringer.

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Prozessautomatisierung

Der Prüfungsprozess von Eingangsreichnungen dauert dank dem Einsatz der invoiceLINE nur noch 5 Sekunden. Zott profitiert von einer enormen Zeitersparnis. 

Erfahrungen & Bewertungen zu abilis GmbH IT-Services & Consulting