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Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen automatisch bearbeiten
Solution: invoiceLINE

Mit invoiceLINE können Rechnungen von Lieferanten automatisch bearbeitet werden. Der Funktionsumfang reicht von der freiform-Erkennung inkl. Lernverfahren, der komplett in SAP® integrierten Nachbearbeitung bis hin zum Klärungs- und Freigabeworkflow.

Mit unserem best practice Standard haben wir eine perfekte Lösung für den Mittelstand: Hoher Funktionsumfang. Komplette SAP® Integration. Schnelle Implementierung. Möglichkeit der zukünftigen individuellen Anpassungen durch Customizing.

Für Konzerne und internationale Shared-Service-Center verfügen wir über einen umfassenden Implementierungsleitfaden. So können individuelle und landesspezifische Einstellungen vorgenommen werden. Ein gesondertes Modul für das Reporting ermöglicht die Analyse von KPIs und die Auswertung von Durchlaufzeiten, Erkennungsquoten usw. bis hin zur Bewertung von Lieferanten bezüglich der Rechnungsqualität.

freiform-Erkennung

PDF & FeRD

Workflow

anwenderfreundlich

Wir sind der einziger Anbieter mit einer komplett SAP®-integrierten freiform-Erkennung auf Basis SAP®-NetWeaver in Verbindung mit intelligenten Algorithmen. Ein Export von z. B. Bestelldaten ist nicht erforderlich.

Von Null auf Neunzig: Unsere freiform Kopfdatenerkennung liefert hohe Quoten, ohne dass ein formularbasiertes Training notwendig ist. Ein spezielles Modul bietet ergänzend für problematische Konstellationen sowohl automatische als auch anwendergesteuerte Lernverfahren zur Dateninterpretation.

Selbstverständlich bietet invoiceLINE eine Buchungskreiserkennung. Des weiteren können Rechnungsvorgänge anhand eines Filters dem Zuständigen (User oder Team) in der Kreditorenbuchhaltung zugesteuert werden. Die Bearbeitung durch die Buchhaltung erfolgt inside SAP®. Ihre SAP® bekannten Features und der online Zugriff auf Stammdaten und Bestelldaten stehen natürlich zur Verfügung.

Mit unserem speziellen Modul „mailHANDLERpdf“ sorgen wir für eine Übernahme der per Email eingehenden PDF-Rechnungen direkt in Ihrem SAP®-Umfeld. Wir steuern und koordinieren mit unserem Modul die Übergabe nach invoiceLINE und damit verbunden die Archivierung (SAP®-ArchiveLink). Weitere Details hierzu erfahren Sie in unserer Produktbeschreibung zum mailHANDLERpdf.

Zusätzlich ermöglichen wir die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen im ZUG-FeRD Format. Hierbei handelt es sich um eine Initiative, die einen Standard für den Rechnungsaustausch definiert. Dabei werden PDF-Rechnungen mit eingebetteter XML-Struktur verschickt. Diese XML-Struktur beinhaltet die Rechnungsdaten, die von invoiceLINE direkt gelesen werden können. Damit wird der OCR-Schritt eingespart und die Datenqualität ist hoch. Mit invoiceLINE sind Sie also gerüstet, um auch diese Rechnungsvorgänge bearbeiten zu können. Wir sind „am Puls der Zeit“. – Sprechen Sie mit uns. Wir erläutern Ihnen die FeRD-Initiative der BITKOM und erklären den Zusammenhang mit dem Steuervereinfachungsgesetz.

Es gibt vielfältige Möglichkeiten in invoiceLINE, wie Sie den Klärungs- und Freigabe-Workflow effizient gestalten können. Dies ist über unser invoiceLINE-Customizing einstellbar.

Die Bearbeiterfindung kann anhand Kostenstellen usw. erfolgen. Es kann dem Workflow-Teilnehmer die Historie zu den von ihm bearbeiteten Rechnungsvorgängen angezeigt werden. Es besteht die Option zur individuellen Workflow-Steuerung durch den Anwender innerhalb und außerhalb von SAP®.

Selbstverständlich unterstützen wir SAP®-Portal und den Business-Workplace. Sie können auch Workflow-Vorgänge via invoiceLINE-WEBflow außerhalb von SAP® bearbeiten lassen. Hier liefern wir umfängliche Features auf einer modernen, auch Mobile-fähigen Technologie. Der Workflow-Teilnehmer erhält eine Email. Ein „Klick“ und sein Internet-Explorer liefert ihm die Oberfläche zur Bearbeitung und Freigabe der Rechnung.

Im Monitoring und durch unser spezielles Reporting-Modul hat der Prozessinhaber, die Kreditorenbuchhaltung, alles im Blick. Über ein modernes Eskalationsmanagement werden Erinnerung verschickt und Vorgänge ausgesteuert.

Unsere Kunden freut es, dass alles an SAP® orientiert ist. Das schafft eine hohe Produktivität in einem anwenderfreundlichen Umfeld. Zu den besonderen Features gehören beispielsweise:

  • Modulwechsel FI/MM ist für die Kreditorenbuchhaltung als auch für den Workflowteilnehmer „per Klick“ möglich.
  • Die Kreditorenbuchhaltung und die Workflow-Teilnehmer können Dateien (EXCEL bzw. CSV) mit Kontierungsinformationen hochladen.
  • Anhängen von zusätzlichen Rechnungsinformationen (z. B. Bewirtungsteilnehmer, Aufmaße bei Baurechnungen usw.) sind für die Buchhaltung und für die Freigebenden im SAP®-Workflow komfortabel möglich.
  • IDOC-Übernahme aus Schnittstelle.
  • ZUG-FeRD PDF/A-3-Standard über spezielles invoiceLINE-Modul steuerbar.
92%

Erkennungsquote

der Kopfdaten im Durchschnitt basierend auf unserer freiform-Workbench.

100%

Kundenzufriedenheit

nach dem Wechsel von anderen Lösungen auf invoiceLINE.

53%

best practice

Anteil der invoiceLINE-Kunden, die mit best practice produktiv gehen.

Weitere invoiceLINE Module

  • reportENGINE inkl. KPIs und Zahllaufanalyse
  • mailHANDLERpdf für ZUG-FeRD und PDF
  • syntaxANALYZER für internationalen Roll Out
  • Load Balancing zur Vorgangssteuerung
  • invoiceLINE-Customizing

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