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Eingangsrechnungen

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Eingangsrechnungen automatisch bearbeiten
Solution: invoiceLINE

Mit invoiceLINE können Rechnungen von Lieferanten automatisch bearbeitet werden. Der Funktionsumfang reicht von der freiform-Erkennung inkl. Lernverfahren, der komplett in SAP® integrierten Nachbearbeitung bis hin zum Klärungs- und Freigabeworkflow. Selbstverständlich unterstützen wir S/4HANA.

Mit unserem best practice Standard haben wir eine perfekte Lösung für den Mittelstand: Hoher Funktionsumfang mit dem Ziel der automatisierten Buchung der Eingangsrechnungen. Komplette SAP® Integration. Schnelle Implementierung unserer modernen Invoice Management Lösung in Ihrem SAP®. Möglichkeit der zukünftigen individuellen Anpassungen durch Customizing.

Für Konzerne und internationale Shared-Service-Center verfügen wir über einen umfassenden Implementierungsleitfaden. So können individuelle und landesspezifische Einstellungen für die automatisierte Bearbeitung von Kreditorenrechnungen vorgenommen werden. Ein gesondertes Modul für das Reporting ermöglicht die Analyse von KPIs und die Auswertung von Durchlaufzeiten, Erkennungsquoten usw. bis hin zur Bewertung von Lieferanten bezüglich der Rechnungsqualität. So sorgen wir mit Ihnen für ein modernes Invoice Management in Ihrem Unternehmen. 

Im Rahmen unserer SAP® Zertifizierung ist die invoiceLINE 2.00 als SAP ABAB Add-On für SAP
ERP 6.0 zertifiziert. Zudem haben wir eine Zertifizierung für S/4HANA on Premise für invoiceLINE 2.00 erhalten.

Kundenmeinung

Karl Koch | EnBW Ostwürttemberg DonauRies AG
Leiter Grundsatzfragen

freiform-Erkennung

PDF & FeRD

Workflow

anwenderfreundlich

Wir sind der einziger Anbieter mit einer komplett SAP®-integrierten freiform-Erkennung auf Basis SAP®-NetWeaver in Verbindung mit intelligenten Algorithmen. Ein Export von z. B. Bestelldaten ist nicht erforderlich.

Von Null auf Neunzig: Unsere freiform Kopfdatenerkennung liefert hohe Quoten, ohne dass ein formularbasiertes Training notwendig ist. Ein spezielles Modul bietet ergänzend für problematische Konstellationen sowohl automatische als auch anwendergesteuerte Lernverfahren zur Dateninterpretation.

Selbstverständlich bietet invoiceLINE eine Buchungskreiserkennung. Des weiteren können Rechnungsvorgänge anhand eines Filters dem Zuständigen (User oder Team) in der Kreditorenbuchhaltung zugesteuert werden. Die Bearbeitung durch die Buchhaltung erfolgt inside SAP®. Ihre SAP® bekannten Features und der online Zugriff auf Stammdaten und Bestelldaten stehen natürlich zur Verfügung.

Das invoiceLINE-Modul „mailHANDLERpdf“ sorgt für das zentrale Handling von elektronisch eingehenden Rechnungen direkt in Ihrem SAP®-Umfeld: Zum Beispiel für die automatisierte Übernahme der per Email eingehenden PDF-Rechnungen. Ebenso werden Lieferantenrechnungen im ZUG-FeRD Format automatisiert verarbeitet. Und dies einschließlich der relevanten Archivierungen im DMS-System.

Unsere Kunden haben sich gemeinsam mit uns in flowDOCS-Arbeitskreisen intensiv mit ZUG-FeRD beschäftigt. Gemeinsam unterstützen wir die Initiative der BITKOM und des Bundesministeriums für Wirtschaft. Sie können somit mit invoiceLINE von Lieferanten Rechnungen im ZUG-FeRD-Format empfangen und automatisiert in Ihrem SAP® ERP verarbeiten. Zum Hintergrund: Bei einer ZUG-FeRD konformen Rechnung handelt es sich um ein PDF/A-3, in das eine EU-weit standardisierte und strukturierte XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet wird. In invoiceLINE zeigen wir den Anwenderinnen und Anwendern das PDF an. Das System verarbeitet die eingebettete XML und somit kann auf eine OCR-Erkennung zur Dateninterpretation verzichtet werden. – Mehr Informationen zu ZUG-FeRD und zum mailHANDLERpdf können Sie gerne bei uns anfragen.

Es gibt vielfältige Möglichkeiten in invoiceLINE, wie Sie den Klärungs- und Freigabe-Workflow effizient gestalten können. Dies ist über unser invoiceLINE-Customizing einstellbar.

Die Bearbeiterfindung kann anhand Kostenstellen usw. erfolgen. Es kann dem Workflow-Teilnehmer die Historie zu den von ihm bearbeiteten Rechnungsvorgängen angezeigt werden. Es besteht die Option zur individuellen Workflow-Steuerung durch den Anwender innerhalb und außerhalb von SAP®.

Selbstverständlich unterstützen wir SAP®-Portal und den Business-Workplace. Sie können auch Workflow-Vorgänge via invoiceLINE-WEBflow außerhalb von SAP® bearbeiten lassen. Hier liefern wir umfängliche Features auf einer modernen, auch Mobile-fähigen Technologie. Der Workflow-Teilnehmer erhält eine Email. Ein „Klick“ und sein Internet-Explorer liefert ihm die Oberfläche zur Bearbeitung und Freigabe der Rechnung.

Im Monitoring und durch unser spezielles Reporting-Modul hat der Prozessinhaber, die Kreditorenbuchhaltung, alles im Blick. Über ein modernes Eskalationsmanagement werden Erinnerung verschickt und Vorgänge ausgesteuert.

Unsere Kunden freut es, dass alles an SAP® orientiert ist. Das schafft eine hohe Produktivität in einem anwenderfreundlichen Umfeld. Zu den besonderen Features gehören beispielsweise:

  • Modulwechsel FI/MM ist für die Kreditorenbuchhaltung als auch für den Workflowteilnehmer „per Klick“ möglich.
  • Die Kreditorenbuchhaltung und die Workflow-Teilnehmer können Dateien (EXCEL bzw. CSV) mit Kontierungsinformationen hochladen.
  • Anhängen von zusätzlichen Rechnungsinformationen (z. B. Bewirtungsteilnehmer, Aufmaße bei Baurechnungen usw.) sind für die Buchhaltung und für die Freigebenden im SAP®-Workflow komfortabel möglich.
  • IDOC-Übernahme aus Schnittstelle.
  • ZUG-FeRD PDF/A-3-Standard über spezielles invoiceLINE-Modul steuerbar.
92%

Erkennungsquote

der Kopfdaten im Durchschnitt basierend auf unserer freiform-Workbench.

100%

Kundenzufriedenheit

nach dem Wechsel von anderen Lösungen auf invoiceLINE.

53%

best practice

Anteil der invoiceLINE-Kunden, die mit best practice produktiv gehen.

Weitere invoiceLINE Module

  • reportENGINE inkl. KPIs und Zahllaufanalyse
  • mailHANDLERpdf für ZUG-FeRD und PDF
  • syntaxANALYZER für internationalen Roll Out
  • Load Balancing zur Vorgangssteuerung
  • invoiceLINE-Customizing

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