Kundenbestellungen inside SAP automatisch verarbeiten
Kundenbestellungen automatisch inside SAP verarbeiten
KUNDENBESTELLUNGEN INSIDE SAP AUTOMATISIEREN
Heutzutage ist es gängige Praxis über zahlreiche Kanäle mit Kunden zu kommunizieren. Ebenso können eingehende Bestellungen Ihr Unternehmen auf vielen Wegen erreichen. Eine reibungslose und fehlerfreie Verarbeitung dieser Kundenbestellungen, ohne einen zu großen manuellen Aufwand, ist unerlässlich und trägt darüber hinaus maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Unsere orderingLINE kann Ihnen dabei helfen und den Eingang von Kundenbestellungen automatisieren. Damit erhalten Sie einen rund um transparenten und automatisierten Verarbeitungsprozess von Kundenbestellungen direkt in Ihrem SAP-System.
Komplett in SAP abgebildete Prozesslösung
Dank unserer SAP-Zertifizierung und unserer integrierten Freiform-Erkennung werden alle Daten der eingehenden Kundenbestellung direkt inside SAP verarbeitet und abgelegt. Ohne Schnittstelle – effizient in einem System.
Übersicht über alle Kundenbestellungen
Sie erhalten eine klare Übersicht über alle eingegangenen Kundenbestellungen. Ihre zuständigen Mitarbeiter können diese dann übersichtlich prüfen und bei Bedarf, auch zu einem späteren Zeitpunkt, bearbeiten.
Verarbeitung aller gängiger Bestellformate
Ob per Post, E-Mail, als beleghaftes oder anderes elektronisches Format (wie z. B. XML, IDoc, uvm.): Mit der orderingLINE können ganz flexibel unterschiedlich eingehende Bestellformate verarbeitet werden.
Zentrale Nachbearbeitung mit Korrespondenzfunktion
Der Klärungsprozess findet in und aus dem SAP-System bequem per E-Mail statt, inklusive einer Vorgangsklärung zur Korrespondenzfunktion. Darüber hinaus können auch individuelle Workflows berücksichtigt werden.
KERNPROZESS UND FUNKTIONSWEISE
Schritt 1: Eingang der Kundenbestellung
Elektronische Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen, werden über unseren mailHANDLERpdf an Ihr SAP-System übermittelt. Kundenbestellungen über den Postweg werden mithilfe einer Scannerlösung digitalisiert und übertragen.
Schritt 2: Erkennung & Validierung
Mit der Übermittlung der Dokumente in Ihr SAP-System können nach der Einzelzeichenerkennung (OCR) die Daten von unserer Freiform-Erkennung interpretiert und mit den Stammdaten validiert werden.
Schritt 3: Sichtprüfung & Nachbearbeitung
Im workCENTER der orderingLINE erhalten Ihre Sachbearbeiter eine zentrale Nachbearbeitungsoberfläche. Festgelegte Vorgänge können automatisiert oder manuell in einen definierten Workflow übergeben werden.
Schritt 4: Workflow & Korrespondez
Wertvolle Klärungsworkflows, wie z. B. bei Gutschriften, können innerhalb Ihres Unternehmens eingeleitet werden. Über die Korrespondenzfunktion können Sie zudem direkt mit dem Besteller kommunizieren, falls Unklarheiten auftreten.
Schritt 5: Auftragsanlage
Im letzten Schritt wird der Bestellauftrag angelegt. Ein Vorteil der Vorgänge ist, dass der gesamte Bearbeitungsprozess über ein Archivierungssystem archiviert und dokumentiert wird, um bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzukommen.
MÖGLICHE ERWEITERUNGEN
mailHANDLERpdf – Bestelleingang per E-Mail
Zum Verarbeiten von Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen, benötigen Sie den so genannten mailHANDLERpdf. Wir empfehlen unseren Kunden, die ihre meisten Bestellungen über den E-Mail-Verkehr erhalten, den mailHANDLERpdf immer weiter.
Positionserkennung – effizientere Dunkelbuchung
Wurden in der Vergangenheit hauptsächlich Daten aus der Kopfzeile erkannt und die Positionsinformationen aus der Bestellung angereichert, kann mit unserer Positionserkennung nun mit Ist-Daten aus den Positionen des Belegs gearbeitet werden, was eine Vielfalt neuer Möglichkeiten bietet. Durch die verbesserte Erkennungsqualität kann schlussendlich auch die Dunkelbuchungsquote gesteigert werden.
MÖGLICHE ERWEITERUNGEN
mailHANDLERpdf – Bestelleingang per E-Mail
Zum Verarbeiten von Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen, benötigen Sie den so genannten mailHANDLERpdf. Wir empfehlen unseren Kunden, die ihre meisten Bestellungen über den E-Mail-Verkehr erhalten, den mailHANDLERpdf immer weiter.
Positionserkennung – effizientere Dunkelbuchung
Wurden in der Vergangenheit hauptsächlich Daten aus der Kopfzeile erkannt und die Positionsinformationen aus der Bestellung angereichert, kann mit unserer Positionserkennung nun mit Ist-Daten aus den Positionen des Belegs gearbeitet werden, was eine Vielfalt neuer Möglichkeiten bietet. Durch die verbesserte Erkennungsqualität kann schlussendlich auch die Dunkelbuchungsquote gesteigert werden.
UNSERE SERVICES
Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.
Fragebogen
Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen
Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.
Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
Workshop
Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen
In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.
Einführung
Umsetzung der Lösung
Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.
Schulungen
Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live
Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.
Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.
Support
Versionsupdates & Support
Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.
IHRE VORTEILE
Einfacher. Schneller. Transparenter.
Neben der Vermeidung von Systembrüchen, einer gesteigerten Prozesssicherheit, durch die Ihnen keine Kundenbestellungen mehr verloren gehen, werden Prozesse automatisiert und alle Bestellungen strukturiert im SAP-System abgelegt. Jetzt Kundenbestellungen automatisieren!
Entlastung im
Service-Bereich
Gesteigerte Prozesssicherheit
Fehlerfreie Verarbeitung
Keine Schnittstellen
Erhöhte Transparenz
Erhöhte Flexibilität
Entlastung im
Service-Bereich
Eingehende Bestellungen müssen nicht mehr manuell gepflegt werden, sondern werden automatisiert im SAP-System abgelegt.Gesteigerte Prozesssicherheit
Alle eingehenden Bestellungen werden automatisch erkannt und verarbeitet. So gehen keine Kundenbestellungen mehr verloren.
Fehlerfreie Verarbeitung
Durch die automatisierte Verarbeitung werden Fehler vermieden, die bei der manuellen Eintragung entstehen würden.
Keine Schnittstellen
Der gesamte Prozess läuft inside SAP ab. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Daten machen, da diese nicht außerhalb des SAP-Systems gelangen.
Erhöhte Transparenz
Sie erhalten eine klare Übersicht über alle Kundenbestellungen und können alle Bearbeitungsschritte stets nachvollziehen.
Erhöhte Flexibilität
Unternehmensspezifische Anpassungen können durch flexibles Customizing vorgenommen werden.
Wichtige Bedingungen
Bestelleingang
Ein besonders hoher Return on Invest entsteht bei ca. 50 Bestellungen am Tag.
Server für OCR
Archivierungslösung
Dies ist notwendig für die Ablage von Bestellungen, die per E-Mail eingehen.
Gute Stammdatenpflege
PDF-Vorgaben
Scanner für Briefpost
Für Bestellungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.
Wichtige Bedingungen
Bestelleingang
Ein besonders hoher Return on Invest entsteht bei ca. 50 Bestellungen am Tag.
Gute Stammdatenpflege
Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.
Server für OCR
Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
PDF-Vorgaben
Erkennung erfolgt ausschließlich bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
Archivierungslösung
Dies ist notwendig für die Ablage von Bestellungen, die per E-Mail eingehen.
Scanner für Briefpost
Für Bestellungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.
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