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Kundenbestellungen inside SAP automatisch verarbeiten

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Kundenbestellungen automatisch inside SAP verarbeiten

KUNDENBESTELLUNGEN INSIDE SAP AUTO­MA­TI­SIEREN

Heutzutage ist es gängige Praxis über zahlreiche Kanäle mit Kunden zu kommunizieren. Ebenso können eingehende Bestellungen Ihr Unternehmen auf vielen Wegen erreichen. Eine reibungslose und fehlerfreie Verarbeitung dieser Kundenbestellungen, ohne einen zu großen manuellen Aufwand, ist unerlässlich und trägt darüber hinaus maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Unsere orderingLINE kann Ihnen dabei helfen und den Eingang von Kundenbestellungen automatisieren. Damit erhalten Sie einen rund um transparenten und automatisierten Verarbeitungsprozess von Kundenbestellungen direkt in Ihrem SAP-System.

SAP-zertifizierte Lösung für den Bestelleingang

Dank der SAP-Zertifizierung und unserer integrierten Freiform-Erkennung werden alle Daten der eingehenden Kundenbestellung direkt inside SAP verarbeitet und abgelegt. Ohne Schnittstelle – effizient in einem System.

Übersicht über alle Kundenbestellungen

Sie erhalten eine klare Übersicht über alle eingegangenen Kundenbestellungen. Ihre zuständigen Mitarbeiter können diese dann übersichtlich prüfen und bei Bedarf, auch zu einem späteren Zeitpunkt, bearbeiten.

Verarbeitung aller gängiger Bestellformate

Ob per Post, E-Mail, als beleghaftes oder anderes elektronisches Format (wie z. B. XML, IDoc, uvm.): Mit der orderingLINE können ganz flexibel unterschiedlich eingehende Bestellformate verarbeitet werden.

Zentrale Nachbearbeitung mit Korrespondenzfunktion

Der Klärungsprozess findet in und aus dem SAP-System bequem per E-Mail statt, inklusive einer Vorgangsklärung zur Korrespondenzfunktion. Darüber hinaus können auch individuelle Workflows berücksichtigt werden.

KERN­PROZESS UND FUNKTIONS­WEISE

Schritt 1: Eingang der Kundenbestellung

Elektronische Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen, werden über unseren mailHANDLERpdf an Ihr SAP-System übermittelt. Kundenbestellungen über den Postweg werden mithilfe einer Scannerlösung digitalisiert und übertragen.

Schritt 2: Erkennung & Validierung

Mit der Übermittlung der Dokumente in Ihr SAP-System können nach der Einzelzeichenerkennung (OCR) die Daten von unserer Freiform-Erkennung interpretiert und mit den Stammdaten validiert werden.

Schritt 3: Sichtprüfung & Nachbearbeitung

Im workCENTER der orderingLINE erhalten Ihre Sachbearbeiter eine zentrale Nachbearbeitungsoberfläche. Festgelegte Vorgänge können automatisiert oder manuell in einen definierten Workflow übergeben werden.

Schritt 4: Workflow & Korrespondez

Wertvolle Klärungsworkflows, wie z. B. bei Gutschriften, können innerhalb Ihres Unternehmens eingeleitet werden. Über die Korrespondenzfunktion können Sie zudem direkt mit dem Besteller kommunizieren, falls Unklarheiten auftreten.

Schritt 5: Auftragsanlage

Im letzten Schritt wird der Bestellauftrag angelegt. Ein Vorteil der Vorgänge ist, dass der gesamte Bearbeitungsprozess über ein Archivierungssystem archiviert und dokumentiert wird, um bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzukommen.

MÖGLICHE ER­WEI­TE­RUNGEN

mailHANDLERpdf – Bestelleingang per E-Mail

Zum Verarbeiten von Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen, benötigen Sie den so genannten mailHANDLERpdf. Wir empfehlen unseren Kunden, die ihre meisten Bestellungen über den E-Mail-Verkehr erhalten, den mailHANDLERpdf immer weiter.

Positionserkennung – effizientere Dunkelbuchung

Wurden in der Vergangenheit haupt­sächlich Daten aus der Kopfzeile erkannt und die Posi­tions­infor­ma­tionen aus der Bestellung an­ge­rei­chert, kann mit unserer Posi­tions­er­kennung nun mit Ist-Daten aus den Positionen des Belegs gearbeitet werden, was eine Vielfalt neuer Möglichkeiten bietet. Durch die verbesserte Erkennungsqualität kann schlussendlich auch die Dunkelbuchungsquote gesteigert werden.

MÖGLICHE ER­WEI­TE­RUNGEN

mailHANDLERpdf – Bestelleingang per E-Mail

Zum Verarbeiten von Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen, benötigen Sie den so genannten mailHANDLERpdf. Wir empfehlen unseren Kunden, die ihre meisten Bestellungen über den E-Mail-Verkehr erhalten, den mailHANDLERpdf immer weiter.

 

Positionserkennung – effizientere Dunkelbuchung

Wurden in der Vergangenheit haupt­sächlich Daten aus der Kopfzeile erkannt und die Posi­tions­infor­ma­tionen aus der Bestellung an­ge­rei­chert, kann mit unserer Posi­tions­er­kennung nun mit Ist-Daten aus den Positionen des Belegs gearbeitet werden, was eine Vielfalt neuer Möglichkeiten bietet. Durch die verbesserte Erkennungsqualität kann schlussendlich auch die Dunkelbuchungsquote gesteigert werden.

 

UNSERE SERVICES

Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.

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Fragebogen

Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen

Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.

Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.

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Workshop

Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen

In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.

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Einführung

Umsetzung der Lösung

Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.

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Schulungen

Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live

Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.

Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.

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Support

Versionsupdates & Support

Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.

IHRE VORTEILE

Einfacher. Schneller. Transparenter.

Neben der Vermeidung von Systembrüchen, einer gesteigerten Prozesssicherheit, durch die Ihnen keine Kundenbestellungen mehr verloren gehen, werden Prozesse automatisiert und alle Bestellungen strukturiert im SAP-System abgelegt. Jetzt Kundenbestellungen automatisieren!

Entlastung im
Service-Bereich

Gesteigerte Prozesssicherheit

Fehlerfreie Verarbeitung

Keine Schnittstellen

Erhöhte Transparenz

Erhöhte Flexibilität

Entlastung im
Service-Bereich

Eingehende Bestellungen müssen nicht mehr manuell gepflegt werden, sondern werden automatisiert im SAP-System abgelegt.

Gesteigerte Prozesssicherheit

Alle eingehenden Bestellungen werden automatisch erkannt und verarbeitet. So gehen keine Kundenbestellungen mehr verloren.

Fehlerfreie Verarbeitung

Durch die automatisierte Verarbeitung werden Fehler vermieden, die bei der manuellen Eintragung entstehen würden.

Keine Schnittstellen

Der gesamte Prozess läuft inside SAP ab. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Daten machen, da diese nicht außerhalb des SAP-Systems gelangen.

Erhöhte Transparenz

Sie erhalten eine klare Übersicht über alle Kundenbestellungen und können alle Bearbeitungsschritte stets nachvollziehen.

Erhöhte Flexibilität

Unternehmensspezifische Anpassungen können durch flexibles Customizing vorgenommen werden.

Wichtige Bedingungen

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Hoher Bestellungseingang

Ein besonders hoher Return on Invest entsteht bei ca. 50 Bestellungen am Tag.

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Server für OCR

Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
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Archivierungslösung

Dies ist notwendig für die Ablage von Bestellungen, die per E-Mail eingehen.

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Gute Stammdatenpflege

Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.
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PDF-Vorgaben

Die Erkennung erfolgt am besten bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
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Scanner für Briefpost

Für Bestellungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.

Wichtige Bedingungen

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Hoher Bestellungseingang

Ein besonders hoher Return on Invest entsteht bei ca. 50 Bestellungen am Tag.

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Gute Stammdatenpflege

Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.

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Server für OCR

Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.

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PDF-Vorgaben

Erkennung erfolgt ausschließlich bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.

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Archivierungslösung

Dies ist notwendig für die Ablage von Bestellungen, die per E-Mail eingehen.

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Scanner für Briefpost

Für Bestellungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.

MEHR INFOS

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann laden Sie sich gerne unser Factsheet herunter oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.

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