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Mahnungen inside SAP automatisch verarbeiten

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Mahnungen automatisch inside SAP verarbeiten

MAHNUNGEN INSIDE SAP AUTO­MA­TI­SIEREN

Gerade in Unternehmen, die tagtäglich einer hohen Anzahl an Eingangsrechnungen ausgesetzt sind, kann es passieren, dass die Buchhaltung mit den vielen zu buchenden Rechnungen nicht hinterherkommt. Geht eine Mahnung im Unternehmen ein, ist es allerdings umso wichtiger, diese rechtzeitig zu bearbeiten und notwendige Kommuni­kations­vorgänge in Gang zu setzen. Mit der dunningLINE können Sie eingehende Mahnungen automatisieren, den Mahnungs­prozess um ein Vielfaches beschleunigen und die manuelle Arbeit Ihrer Buchhalter reduzieren.

SAP-zertifizierte Lösung für den Mahnungseingang

Wie all unsere Prozesslösungen ist auch die dunningLINE SAP-zertifiziert und verfügt über die in SAP-integrierte Freiform-Erkennung. Ohne Schnittstellen ist der gesamte Mahnungsprozess komplett im SAP-System abgebildet.

Hohe Erkennungsquoten dank Positionserkennung

Bereits die Freiform-Erkennung sorgt für hohe Quoten. In der dunningLINE ist die Positionserkennung standardmäßig enthalten. Beim Einsatz der Dunkelbuchung kann diese damit noch effizienter ausgeführt werden.

Klare Übersicht über eingegangene Mahnungen

Mit der dunningLINE erhalten Sie eine detaillierte Auflistung über alle eingegangenen Mahnungen mit dem jeweiligen Status. Damit sehen Ihre Buchhalter auf einen Blick, welche Tasks sie noch in welcher Zeit abarbeiten müssen.

Verknüpfung mit der invoiceLINE

Durch die Verknüpfung mit der invoiceLINE können der Status der entsprechenden Rechnung eingesehen werden und über eine Korrespondenzfunktion sowie Templates einfach nachfolgende Prozesse eingeleitet werden.

KERN­PROZESS UND FUNKTIONS­WEISE

Schritt 1: Mahnungseingang

Mahnungen können entweder über den Postweg oder per E-Mail bei Ihnen eingehen. Je nachdem müssen Sie zunächst die Mahnung per Scannerlösung einscannen, bevor sie dann weiterverarbeitet werden kann. Für Mahnungen über den Mailverkehr muss der mailHANDLERpdf an die dunningLINE angebunden werden. Dieser kann die Mahnungen erkennen und weitergeben.

Schritt 2: Datenerkennung

Die eingegangene Mahnung wird mit Hilfe unserer Freiform-Erkennung geprüft und im SAP-System abgelegt. Dort können Ihre Buchhalter diese nun bearbeiten. Hierfür werden alle zu bearbeitenden Mahnungen in einer klaren Übersicht dargestellt.

Schritt 3: Datenvalidierung & Rechnungsverknüpfung

In diesem Schritt werden alle Daten der Datei validiert. Des Weiteren wird für den Klärungsprozess, wie es denn zu einer Mahnung kommen konnte, eine Verknüpfung zur Rechnung hergestellt.

Schritt 4: Zuweisung der Vorgänge

Durch das Einsehen des Status der Rechnung können weiterführende Klärungsworkflows eingeleitet werden. Durch den komplett digital abgebildeten Prozess sehen Sie genau, warum eine Mahnung eingegangen ist und ob der Fehler bei Ihnen oder dem Mahnungssteller lag.

Schritt 5: Vorgangsklärung durch Korrespondenzfunktion

Bringen Sie den Klärungsprozess direkt aus dem SAP-System in Gang, indem Sie über die Korrespondenzfunktion schnell eine E-Mail an die zuständige Person versenden.

UNSERE SERVICES

Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.

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Fragebogen

Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen

Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.

Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.

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Workshop

Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen

In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.

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Einführung

Umsetzung der Lösung

Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.

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Schulungen

Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live

Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.

Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.

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Support

Versionsupdates & Support

Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.

IHRE VORTEILE

Einfacher. Schneller. Transparenter.

Mit der dunningLINE können Sie Ihre eingehenden Mahnungen automatisieren. Darüber hinaus erhalten Sie mehr Transparenz im Bearbeitungsprozess von kreditorischen Mahnungen. Der Klärungsprozess findet dabei in und aus dem SAP-System statt und bietet Ihnen damit allerlei Vorteile.

Entlastung Ihrer Buchhaltung

Hohe Kostenersparnis

Hohe Zeitersparnis

Einfache Kommunikation

Keine Schnittstellen

Erhöhte Transparenz

Entlastung Ihrer Buchhaltung

Durch Automatisierung und stabile Erkennungsquoten wird die manuelle Arbeit Ihrer Buchhaltung maßgeblich reduziert.

Hohe Kostenersparnis

Sparen Sie auftretende Mahngebühren und Verzugszinsen, die bei einer Intransparenz des Prozesses entstehen können.

Hohe Zeitersparnis

Senken Sie die Bearbeitungszeit für eingehende Mahnungen in allen Bereichen enorm.

Einfache Kommunikation

Klärungsprozesse und die Kommunikation mit Ihren Lieferanten werden einfacher gestaltet.

Keine Schnittstellen

Eingehende Mahnungen werden direkt im SAP-System bearbeitet. Probleme durch jegliche Schnittstellen entfallen dadurch.

Erhöhte Transparenz

Mit einer klaren Übersicht können keine Mahnungen mehr untergehen.

Wichtige Bedingungen

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invoiceLINE

Aktuell ist der Einsatz der invoiceLINE Voraussetzung für die dunningLINE.
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Server für OCR

Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
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Archivierungslösung

Dies ist notwendig für die Ablage von Mahnungen, die per E-Mail eingehen.
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Gute Stammdatenpflege

Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.
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PDF-Vorgaben

Die Erkennung erfolgt am besten bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
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Scanner für Briefpost

Für Mahnungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.

Wichtige Bedingungen

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invoiceLINE

Aktuell ist der Einsatz der invoiceLINE Voraussetzung für die dunningLINE.
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PDF-Vorgaben

Erkennung erfolgt ausschließlich bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
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Gute Stammdatenpflege

Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.
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Archivierungslösung

Dies ist notwendig für die Ablage von Mahnungen, die per E-Mail eingehen.
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Server für OCR

Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
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Scanner für Briefpost

Für Mahnungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.

MEHR INFOS

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Factsheet

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Kontakt

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