Mahnungen inside SAP automatisch verarbeiten
Mahnungen automatisch inside SAP verarbeiten
MAHNUNGEN INSIDE SAP AUTOMATISIEREN
Gerade in Unternehmen, die tagtäglich einer hohen Anzahl an Eingangsrechnungen ausgesetzt sind, kann es passieren, dass die Buchhaltung mit den vielen zu buchenden Rechnungen nicht hinterherkommt. Geht eine Mahnung im Unternehmen ein, ist es allerdings umso wichtiger, diese rechtzeitig zu bearbeiten und notwendige Kommunikationsvorgänge in Gang zu setzen. Mit der dunningLINE können Sie eingehende Mahnungen automatisieren, den Mahnungsprozess um ein Vielfaches beschleunigen und die manuelle Arbeit Ihrer Buchhalter reduzieren.
SAP-zertifizierte Lösung für den Mahnungseingang
Wie all unsere Prozesslösungen verfügt auch die dunningLINE über die in SAP-integrierte Freiform-Erkennung. Durch die Anbindung an die invoiceLINE ist der gesamte Mahnungsprozess komplett inside SAP zertifiziert und abgebildet.
Hohe Erkennungsquoten dank Positionserkennung
Bereits die Freiform-Erkennung sorgt für hohe Quoten. In der dunningLINE ist die Positionserkennung standardmäßig enthalten. Beim Einsatz der Dunkelbuchung kann diese damit noch effizienter ausgeführt werden.
Klare Übersicht über eingegangene Mahnungen
Mit der dunningLINE erhalten Sie eine detaillierte Auflistung über alle eingegangenen Mahnungen mit dem jeweiligen Status. Damit sehen Ihre Buchhalter auf einen Blick, welche Tasks sie noch in welcher Zeit abarbeiten müssen.
Verknüpfung mit der invoiceLINE
Durch die Verknüpfung mit der invoiceLINE können der Status der entsprechenden Rechnung eingesehen werden und über eine Korrespondenzfunktion sowie Templates einfach nachfolgende Prozesse eingeleitet werden.
KERNPROZESS UND FUNKTIONSWEISE
Schritt 1: Mahnungseingang
Mahnungen können entweder über den Postweg oder per E-Mail bei Ihnen eingehen. Je nachdem müssen Sie zunächst die Mahnung per Scannerlösung einscannen, bevor sie dann weiterverarbeitet werden kann. Für Mahnungen über den Mailverkehr muss der mailHANDLERpdf an die dunningLINE angebunden werden. Dieser kann die Mahnungen erkennen und weitergeben.
Schritt 2: Datenerkennung
Die eingegangene Mahnung wird mit Hilfe unserer Freiform-Erkennung geprüft und im SAP-System abgelegt. Dort können Ihre Buchhalter diese nun bearbeiten. Hierfür werden alle zu bearbeitenden Mahnungen in einer klaren Übersicht dargestellt.
Schritt 3: Datenvalidierung & Rechnungsverknüpfung
In diesem Schritt werden alle Daten der Datei validiert. Des Weiteren wird für den Klärungsprozess, wie es denn zu einer Mahnung kommen konnte, eine Verknüpfung zur Rechnung hergestellt.
Schritt 4: Zuweisung der Vorgänge
Durch das Einsehen des Status der Rechnung können weiterführende Klärungsworkflows eingeleitet werden. Durch den komplett digital abgebildeten Prozess sehen Sie genau, warum eine Mahnung eingegangen ist und ob der Fehler bei Ihnen oder dem Mahnungssteller lag.
Schritt 5: Vorgangsklärung durch Korrespondenzfunktion
Bringen Sie den Klärungsprozess direkt aus dem SAP-System in Gang, indem Sie über die Korrespondenzfunktion schnell eine E-Mail an die zuständige Person versenden.
UNSERE SERVICES
Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.
Fragebogen
Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen
Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.
Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
Workshop
Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen
In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.
Einführung
Umsetzung der Lösung
Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.
Schulungen
Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live
Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.
Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.
Support
Versionsupdates & Support
Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.
IHRE VORTEILE
Einfacher. Schneller. Transparenter.
Mit der dunningLINE können Sie Ihre eingehenden Mahnungen automatisieren. Darüber hinaus erhalten Sie mehr Transparenz im Bearbeitungsprozess von kreditorischen Mahnungen. Der Klärungsprozess findet dabei in und aus dem SAP-System statt und bietet Ihnen damit allerlei Vorteile.
Entlastung Ihrer Buchhaltung
Hohe Kostenersparnis
Hohe Zeitersparnis
Einfache Kommunikation
Keine Schnittstellen
Erhöhte Transparenz
Entlastung Ihrer Buchhaltung
Durch Automatisierung und stabile Erkennungsquoten wird die manuelle Arbeit Ihrer Buchhaltung maßgeblich reduziert.
Hohe Kostenersparnis
Sparen Sie auftretende Mahngebühren und Verzugszinsen, die bei einer Intransparenz des Prozesses entstehen können.
Hohe Zeitersparnis
Senken Sie die Bearbeitungszeit für eingehende Mahnungen in allen Bereichen enorm.
Einfache Kommunikation
Klärungsprozesse und die Kommunikation mit Ihren Lieferanten werden einfacher gestaltet.
Keine Schnittstellen
Eingehende Mahnungen werden direkt im SAP-System bearbeitet. Probleme durch jegliche Schnittstellen entfallen dadurch.
Erhöhte Transparenz
Mit einer klaren Übersicht können keine Mahnungen mehr untergehen.
Wichtige Bedingungen
invoiceLINE
Server für OCR
Archivierungslösung
Gute Stammdatenpflege
PDF-Vorgaben
Scanner für Briefpost
Wichtige Bedingungen
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PDF-Vorgaben
Gute Stammdatenpflege
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