dunningLINE
Mahnungen automatisch inside SAP verarbeiten
Ihr Mahnungsprozess ist intransparent und
nicht optimal strukturiert?
Dann kann Ihnen die dunningLINE Abhilfe schaffen! Mit der dunningLINE beschleunigen Sie den Mahnungsprozess um ein Vielfaches und reduzieren die manuelle Arbeit Ihrer Buchhalter. Der Bearbeitungsprozess sowie die Mahnstufen können individuell eingestellt werden.
Durch die direkte Verknüpfung der Mahnung mit der initialen Rechnung (Verknüpfung mit der invoiceLINE), kann der aktuelle Status und der Bearbeiter ermittelt und entsprechende Vorgänge eingeleitet werden, wie beispielsweise das Verschicken von E-Mails direkt aus dem SAP-System heraus.
DAS BIETET DIE DUNNINGLINE
Volle Integration in SAP
Wie all unsere Prozesslösungen verfügt auch die dunningLINE über die in SAP-integrierte freiform-Erkennung. Ohne Schnittstellen ist der gesamte Mahnungsprozess komplett in SAP abgebildet.
Sehr hohe Erkennungsquote
Durch die freiform-Erkennung sind schon hohe Erkennungsquoten gegeben. Sollten jedoch trotzdem Erkennungsfelder fehlen, schafft die integrierte Positionserkennung Abhilfe. Mit der Positionserkennung können wir eine Erkennungsquote von 99% erzielen. Gerade Dunkelbuchungen (auch mit vielen Bedingungen) bei Rechnungsbuchungen können mit der Positionserkennung fehlerfrei durchgeführt werden.
Während in den anderen LINEs die Positionserkennung hinzugekauft werden muss, ist sie in der dunningLINE standardmäßig enthalten.
Klare Übersicht über Mahnungseingänge
Mit der dunningLINE erhalten Sie eine detaillierte Auflistung aller eingegangenen Mahnungen. Ihre Buchhalter sehen auf einen Blick, welche Tasks sie noch abarbeiten müssen.
Verknüpfung mit der invoiceLINE
Bei intransparenten oder nicht digitalen Prozessen kommt es häufiger vor, dass nicht nachvollzogen werden kann, warum eine Mahnung überhaupt eingegangen ist. Durch die Verknüpfung der invoiceLINE kann der Status der entsprechenden Rechnung eingesehen werden und nachfolgende Prozesse eingeleitet werden. Egal, ob Sie in der invoiceLINE oder dunningLINE arbeiten – die Daten werden automatisch an beiden Stellen aktualisiert.
Einfache Korrespondenzfunktionen
Um Klärungsprozesse einzuleiten, können aus dem SAP-System heraus E-Mails an die zuständigen Personen versendet werden.
KERNPROZESS DUNNINGLINE
SO FUNKTIONIERT’S
Schritt 1
Mahnungseingang
Mahnungen können entweder über den Postweg oder per E-Mail bei Ihnen eingehen. Je nachdem müssen Sie zunächst die Mahnung einscannen, bevor sie dann weiterverarbeitet werden kann. Um eingehende Mahnungen über den Mailverkehr erkennen zu können, muss der mailHANDLER an die dunningLINE angebunden werden. Dieser kann die Mahnungen erkennen und weitergeben.
Schritt 2
Datenerkennung
Die eingegangene Mahnung wird mit Hilfe der freiform-Erkennung geprüft und im SAP-System abgelegt. Dort können Ihre Buchhalter diese nun bearbeiten. Hierfür werden alle zu bearbeitenden Mahnungen in einer klaren Übersicht dargestellt.
Schritt 3
Datenvalidierung & Rechnungsverknüpfung
In diesem Schritt werden alle Daten der Datei validiert. Des Weiteren wird für den Klärungsprozess, wie es denn zu einer Mahnung kommen konnte, eine Verknüpfung zur Rechnung hergestellt.
Schritt 4
Zuweisung der Vorgänge
Durch das Einsehen des Status der Rechnung können weiterführende Klärungsworkflows eingeleitet werden. Durch den komplett digital abgebildeten Prozess sehen Sie genau, warum eine Mahnung eingegangen ist und ob der Fehler bei Ihnen oder dem Mahnungssteller lag.
Schritt 5
Vorgangsklärung durch Korrespondenzfunktion
Bringen Sie den Klärungsprozess direkt aus dem SAP-System in Gang, indem Sie schnell eine E-Mail an die zuständige Person versenden.
WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE DUNNINGLINE
invoiceLINE
Aktuell ist der Einsatz der invoiceLINE Voraussetzung für die dunningLINE.
Gute Stammdatenpflege
Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.
Server für OCR
Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
PDF-Vorgaben
Erkennung erfolgt ausschließlich bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
Archivierungslösung
Dies ist notwendig für die Ablage von E-Mails mit Rechnungsanhängen.
Scanner für Briefpost
Für Rechnungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.
Sie haben die invoiceLINE noch nicht im Einsatz?
Kein Problem! Gerne beraten wir Sie detailliert zu unserer digitalen Rechnungseingangslösung. Weitere Informationen erhalten Sie auch auf unserer Website.
