confirmationLINE
Bestellbestätigungen automatisch in SAP bearbeiten
Automatisiertes Bearbeiten von Bestellbestätigungen mit der confirmationLINE
Im B2B-Umfeld sind Bestellbestätigungen von Lieferanten ein absolutes Muss. Doch gerade für kleinere Lieferanten ist das häufig ein aufwändiger Prozess, da die Einkaufabteilung Daten manuell in das SAP-System eingeben muss.
Mit der confirmationLINE können Bestellbestätigungen von Lieferanten automatisiert bearbeitet werden. Der Funktionsumfang reicht von der freiform-Erkennung, der Übernahme von per E-Mail eingehenden Bestellbestätigungen, die komplett in SAP integrierte Nachbearbeitung bis hin zum Informationsworkflow bei Differenzen.
Mit unserem Best-Practices-Standard haben wir eine perfekte Lösung für Mittelständler und Großkonzerne: Hoher Funktionsumfang. Komplette SAP-Integration. Schnelle Implementierung. Natürlich besteht die Möglichkeit von zukünftigen individuellen Anpassungen durch Customizing.
FREIFORM-ERKENNUNG & CONFIRMATIONLINE
Mit unserer komplett SAP-integrierten freiform-Erkennung ist ein Export von z. B. Lieferantenstammdaten an externe Komponenten nicht mehr erforderlich. Sowohl gescannte und schon im PDF vorliegende Bestellbestätigungen, als auch iDOC-basierte Bestellbestätigungen können mit der confirmationLINE verarbeitet werden. Zudem wird das Handling von Bestellbestätigungen, die per E-Mail eingehen, mit einem speziellen Modul unterstützt.
Die confirmationLINE bietet Möglichkeiten einer personalisierten Steuerung für Ihre Bestellbestätigungen. Dies können verschiedene Kriterien sein, wie z. B. Bestellnummer oder Einkäufergruppe. Außerdem können Bestellbestätigungsvorgänge anhand eines Filters dem Zuständigen (User oder Team) zugesteuert werden. Die Bearbeitung erfolgt inside SAP. Ihre SAP-Funktionalitäten und der Zugriff auf Stammdaten und Bestelldaten stehen natürlich zur Verfügung.
DAS BIETET DIE CONFIRMATIONLINE
Bestellbestätigung wird direkt verknüpft
Nach Abschluss des Vorgangs wird die Bestellbestätigung direkt mit der Bestellung verknüpft, sodass diese auch nach der Bearbeitung direkt über die Bestellung zur Verfügung steht.
Direkter Abgleich mit der SAP-Bestellung
Das Ergebnis der Erkennung wird direkt mit der SAP-Bestellung abgeglichen und durch Ampelsteuerung direkt sichtbar gemacht.
Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche
Die Anwenderoberfläche orientiert sich beim Erscheinungsbild an der Transaktion ME22N – der Standardtransaktion im SAP-System zur Erfassung von Bestellbestätigungen. Der Anwender arbeitet in seiner gewohnten Systemumgebung.
Erweitertes Bestätigungsmanagement
Nicht nur Bestellbestätigungen können mit der confirmationLINE automatisiert bearbeitet werden. Der komplette Funktionsumfang gilt auch für die Bearbeitung von Lieferplänen.
Zusätzliche Transaktionen können eingebunden werden
Die Einbindung von zusätzlichen Transaktionen zur weiteren Analyse (z. B. MM03, MD04…) ist schnell über das confirmationLINE-Customizing möglich.
iDOC-Übernahme als Option
iDOC-Schnittstellen für die Datenübernahme in das Rechnungswesen des SAP-Systems und zur Datenübergabe an das Rechnungswesen eines Fremdsystems können optional angebunden werden.
KERNPROZESS CONFIRMATIONLINE
SO FUNKTIONIERT’S
Schritt 1
Eingang der Bestellbestätigung
Bestellbestätigungen können auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Bei Bestellbestätigungen in Papierform werden diese zunächst gescannt und über die SAP-Standardtransaktion OAWD in den Bearbeitungsprozess eingestellt. Beim E-Mail-Eingang werden die PDF-Anhänge durch den mailHANDLER erkannt und weiterverarbeitet.
Schritt 2
Erkennung und Validierung
Anschließend werden die Bestellbestätigungen mittels Hintergrundverarbeitung einer Einzelzeichenerkennung (OCR) unterzogen und anschließend der freiform-Erkennung zugeführt.
Schritt 3
Einstellung der Vorgänge im workCENTER
Danach werden die Vorgänge im Arbeitsvorrat der Bestellbestätigungsprüfung (workCENTER) eingestellt und stehen für eine Nachbearbeitung zur Verfügung. Im workCENTER werden dem Anwender die gescannten Bestellbestätigungen angezeigt. Hier können Sie sich einen Überblick über das Belegvolumen verschaffen und direkt mit der Bearbeitung starten.
Schritt 4
Nachbearbeitung der Bestellbestätigung
Im Zuge der Nachbearbeitung stehen dem Benutzer, neben der ggf. notwendigen Nacherfassung, verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Bestellbestätigungen können direkt gebucht oder im Zuge der Klärung direkt per E-Mail verschickt werden.
Schritt 5
Freigabe und Abschluss des Vorgangs
Nach der Klärung und Freigabe erfolgt die Endbearbeitung durch den Bestellbestätigungsprüfer und der Vorgang wird durch eine Buchung abgeschlossen.
ERWEITERUNGEN FÜR DIE CONFIRMATIONLINE
Mit unseren umfassenden confirmationLINE-Modulen können Sie verschiedene Zusatzanwendungen hinzubuchen – ganz nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen. Damit erreichen Sie maximale Produktivität im Bestellbestätigungsprozess und eine hohe Qualität Ihrer kaufmännischen Services. Hier sind unsere Module im Überblick:
Hoher Bestellbestätigungseingang per E-Mail
Für per E-Mail eingehende PDF-Bestellbestätigungen wird der so genannte mailHANDLER benötigt. Mithilfe des mailHANDLERs werden die Inhalte der Bestellbestätigungen erkannt, verarbeitet und an das SAP-System weitergegeben. Dort kann dann direkt durch die confirmationLINE prozessiert werden.
Load Balancing zur Vorgangssteuerung
Mit Load Balancing zur Vorgangssteuerung können in Shared-Service-Centern die Vorgänge verteilt werden. So sorgen Sie für eine ausgeglichene Arbeitslast.
confirmationLINE-Customizing
Unser Customizing ist umfassend. So können mit unserem Leitfaden schnell und einfach Einstellungen vorgenommen werden. Dies sorgt für günstige Projekte und eine hohe Investitionssicherheit.
5 SCHRITTE
BIS ZUM OPTIMALEN BESTELLBESTÄTIGUNGSPROZESS MIT DER CONFIRMATIONLINE
Klärung der Voraussetzungen für die confirmationLINE via Fragebogen
- Mithilfe eines Fragebogens ermitteln wir die Voraussetzungen, die für die erfolgreiche Einführung der confirmationLINE erfüllt sein müssen.
- Bei Interesse an der confirmationLINE können Sie sich den Fragebogen auch gerne schon vorab herunterladen und ausgefüllt an uns senden. Damit können wir bereits beim ersten Gespräch gezielt auf Ihre Anforderungen eingehen.
- Hier den Fragebogen herunterladen
confirmationLINE zugeschnitten auf Ihre Anforderungen
- In einem ersten Workshop wird in Zusammenarbeit mit Ihnen ein strukturierter Projektleitfaden erstellt. Der Projektleitfaden wird an Ihre Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen angelehnt und anhand von Best Practices aufgesetzt.
Umsetzung der confirmationLINE
- Um die confirmationLINE noch individueller an Ihre Bedürfnisse anzupassen, bieten wir neben dem confirmationLINE-Standard-Prozess auch Erweiterungen an. » Alle Erweiterungen für Ihre maßgeschneiderte confirmationLINE finden Sie hier
- Bei der Umsetzung ist es uns ganz besonders wichtig, dass Sie weiterhin wie gewohnt in Ihrem SAP-System arbeiten können, ohne dass der Prozess unterbrochen wird und keine Bestellbestätigung hinten runterfällt.
Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live
- Bei der Einführung der confirmationLINE werden Ihre Mitarbeiter selbstverständlich umfassend geschult, sodass das Arbeiten mit der confirmationLINE reibungslos abläuft.
- Bei dem Go-Live stehen wir Ihnen dann natürlich jederzeit zur Seite und unterstützen Sie, damit der Übergang zum neuen Bestellbestätigungsprozess ohne Probleme funktioniert.
Versionsupdates & Support
- Auch nach der Einführung der confirmationLINE stehen wir Ihnen als Partner zur Seite. Wir versorgen Sie mit wichtigen Versionsupdates und bieten Ihnen ganzheitlichen SAP-Support durch unsere Experten.
WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE CONFIRMATIONLINE
Hoher Eingang an Bestellbestätigungen
Bei einem hohen Eingang an Bestellbestätigungen lohnt sich die confirmationLINE besonders.
Archivierungslösung
Um E-Mails mit Bestellbestätigungen als Anhang abzulegen, wird eine Archivierungslösung benötigt.
Notwendige PDF-Vorgaben
Damit die Erkennung reibungslos verläuft, sollten die PDF-Dateien in schwarz-weiß vorligen.
OCR-Server
Damit die Verbindung von OCR an SAP hergestellt werden kann, wird ein Server benötigt.
Gepflegte Stammdaten
Prozessrelevante Daten, wie Bestellnummern und Materialnummern, müssen gut gepflegt sein.
Scanner Bestellbestätigungen per Post
Um Bestellbestätigungen, die per Post eingehen, zu erfassen, wird ein Scanner benötigt.
IMMER AKTUELL BLEIBEN
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