Bestellbestätigungen inside SAP automatisch verarbeiten


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confirmationLINE-flowDOCS

Automatisiertes Bearbeiten von Bestellbestätigungen
mit der SAP-integrierten confirmationLINE

Im B2B-Umfeld sind Bestellbestätigungen von Lieferanten ein absolutes Muss. Doch gerade für kleinere Lieferanten ist das häufig ein aufwendiger Prozess, da die Einkaufsabteilung Daten manuell in das SAP-System eingeben muss.

Mit der confirmationLINE können Bestellbestätigungen von Lieferanten automatisiert bearbeitet werden. Der Funktionsum­fang reicht von der Freiform-Erkennung, der Übernahme von per E-Mail eingehenden Bestellbestätigungen, die komplett in SAP integrierte Nachbearbeitung bis hin zur Korrespondenz zum Kunden aus der Bearbeitungsmaske heraus.

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Hohe Erkennungsquote

Bereits unsere integrierte Freiform-Erkennung liefert hohe Erkennungs­quoten. In der confirmationLINE ist darüber hinaus die Positions­er­ken­nung standardmäßig enthalten, die in Verbindung mit der Dunkelbuchung die Erkennung nochmals optimiert.
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Abgleich mit der SAP-Bestellung

Das Ergebnis der Erkennung wird direkt mit der SAP-Bestellung abge­glichen und durch Ampelsteuerung sichtbar gemacht. Nach Abschluss des Vorgangs wird die Bestellbestätigung mit der Bestellung verknüpft, sodass diese auch nach der Bearbeitung zur Verfügung steht.
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Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche

Die Anwenderoberfläche orientiert sich beim Erscheinungsbild an der Transaktion ME22N – der Standard­transaktion im SAP-System zur Erfassung von Bestellbestätigungen. Der Anwender arbeitet in seiner gewohnten Systemumgebung.
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Verschiedene Formate

Sowohl gescannte Bestell­bestäti­gungen, als auch IDOC-basierte Bestellbestätigungen können mit der confirmationLINE verarbeitet werden. Zudem wird das Handling von Bestellbestätigungen, die per E-Mail eingehen, durch den integrierbaren mailHANDLERpdf unterstützt.
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IDOC-Übernahme als Option

IDOC-Schnittstellen für die Daten­übernahme in das Rechnungswesen des SAP-Systems und zur Daten­über­gabe an das Rechnungswesen eines Fremdsystems können optional angebunden werden.
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Zusätzliche Transaktionen

Die Einbindung von zusätzlichen Transaktionen zur weiteren Analyse (z. B. MM03, MD04…) ist schnell über das confirmationLINE-Customizing möglich.

KERNPROZESS CONFIRMATIONLINE

SO FUNKTIONIERT’S

CPQ Einführung Phase 1 Schritt 1

Eingang der Bestellbestätigung

Bestellbestätigungen können auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Bei Bestellbestätigungen in Papierform werden diese zunächst gescannt und über die SAP-Standard­transaktion OAWD in den Bearbeitungsprozess eingestellt. Beim E-Mail-Eingang werden die PDF-Anhänge durch den mailHANDLERpdf erkannt und weiterverarbeitet.

CPQ Einführung Phase 2Schritt 2

Erkennung und Validierung

Anschließend werden die Bestellbestätigungen mittels Hintergrundverarbeitung einer Einzelzeichenerkennung (OCR) unterzogen und anschließend der Freiform-Erkennung zugeführt.

 

CPQ Einführung Phase 3 Schritt 3

Einstellung der Vorgänge im workCENTER

Danach werden die Vorgänge im Arbeitsvorrat der Bestellbestätigungsprüfung (workCENTER) eingestellt und stehen für eine Nachbearbeitung zur Verfügung. Im workCENTER werden dem Anwender die gescannten Bestellbestätigungen angezeigt. Hier können Sie sich einen Überblick über das Belegvolumen verschaffen und direkt mit der Bearbeitung starten.

CPQ Einführung Phase 4Schritt 4

Nachbearbeitung der Bestellbestätigung 

Im Zuge der Nachbearbeitung stehen dem Benutzer, neben der ggf. notwendigen Nacherfassung, verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Bestellbestätigungen können direkt gebucht oder im Zuge der Klärung direkt per E-Mail verschickt werden.

CPQ Einführung Phase 5 Schritt 5

Freigabe und Abschluss des Vorgangs

Nach der Klärung und Freigabe erfolgt die Endbearbeitung durch den Bestellbestätigungsprüfer und der Vorgang wird durch eine Buchung abgeschlossen.

ERWEITERUNGEN FÜR DIE CONFIRMATIONLINE

ZUSATZANWENDUNGEN FÜR IHRE BEDÜRFNISSE & ANFORDERUNGEN

mailHANDLERpdf – Bestätigungseingang per Mail

Für per E-Mail eingehende PDF-Bestellbestätigungen wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt. Mithilfe des mailHANDLERpdfs werden die Inhalte der Bestellbestätigungen erkannt, verarbeitet und an das SAP-System weitergegeben. Dort kann dann direkt durch die confirmationLINE prozessiert werden.

Load Balancing – einfache Vorgangssteuerung

Mit Load Balancing zur Vorgangssteuerung können in Shared-Service-Centern die Vorgänge verteilt werden. So sorgen Sie für eine ausgeglichene Arbeitslast.

confirmationLINE-Customizing

Unser Customizing ist umfassend. So können mit unserem Leitfaden schnell und einfach Einstellungen vorgenommen werden. Dies sorgt für günstige Projekte und eine hohe Investitionssicherheit.

Bestellbestätigung confirmationLINE

EINFÜHRUNG CONFIRMATIONLINE

5 SCHRITTE BIS ZUM OPTIMALEN BESTELLBESTÄTIGUNGSPROZESS

Voraussetzungen invoiceLINE

Klärung der Voraussetzungen für die confirmationLINE via Fragebogen

  • Mithilfe eines Fragebogens ermitteln wir die Voraussetzungen, die für die erfolgreiche Einführung der confirmationLINE erfüllt sein müssen.
  • Bei Interesse an der confirmationLINE können Sie sich den Fragebogen auch gerne schon vorab herunterladen und ausgefüllt an uns senden. Damit können wir bereits beim ersten Gespräch gezielt auf Ihre Anforderungen eingehen.
  • Hier den Fragebogen herunterladen

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Workshop zur invoiceLINE

confirmationLINE zugeschnitten auf Ihre Anforderungen

  • In einem ersten Workshop wird in Zusammenarbeit mit Ihnen ein strukturierter Projektleitfaden erstellt. Der Projektleitfaden wird an Ihre Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen angelehnt und anhand von Best Practices aufgesetzt.

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Umsetzung der invoiceLINE

Umsetzung der confirmationLINE

  • Um die confirmationLINE noch individueller an Ihre Bedürfnisse anzupassen, bieten wir neben dem confirmationLINE-Standard-Prozess auch Erweiterungen an. » Alle Erweiterungen für Ihre maßgeschneiderte confirmationLINE finden Sie hier 
  • Bei der Umsetzung ist es uns ganz besonders wichtig, dass Sie weiterhin wie gewohnt in Ihrem SAP-System arbeiten können, ohne dass der Prozess unterbrochen wird und keine Bestellbestätigung hinten runterfällt.

» Weiter zum nächsten Schritt

Schulungen

Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live

  • Bei der Einführung der confirmationLINE werden Ihre Mitarbeiter selbstverständlich umfassend geschult, sodass das Arbeiten mit der confirmationLINE reibungslos abläuft.
  • Bei dem Go-Live stehen wir Ihnen dann natürlich jederzeit zur Seite und unterstützen Sie, damit der Übergang zum neuen Bestellbestätigungsprozess ohne Probleme funktioniert.

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Updates und Support

Versionsupdates & Support

  • Auch nach der Einführung der confirmationLINE stehen wir Ihnen als Partner zur Seite. Wir versorgen Sie mit wichtigen Versionsupdates und bieten Ihnen ganzheitlichen SAP-Support durch unsere Experten.

» Jetzt Kontakt aufnehmen und Workshop vereinbaren

WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE CONFIRMATIONLINE

Für eine erfolgreiche Einführung der confirmationLINE sind gewisse Voraussetzungen nötig. Keine Sorge – alle SAP-Customizing-Einstellungen sind im Standard enthalten und wir helfen Ihnen natürlich gerne bei der Umsetzung.
Bestellbestätigungen

Hoher Eingang an Bestellbestätigungen

Bei einem hohen Eingang an Bestellbestätigungen lohnt sich die confirmationLINE besonders.

Archivierungslösung

Archivierungslösung

Um E-Mails mit Bestellbestätigungen als Anhang abzulegen, wird eine Archivierungslösung benötigt.

PDF-Vorgabe

Notwendige PDF-Vorgaben

Damit die Erkennung reibungslos verläuft, sollten die PDF-Dateien in schwarz-weiß vorligen.

Server für OCR

OCR-Server

Damit die Verbindung von OCR an SAP hergestellt werden kann, wird ein Server benötigt.

Gute Stammdatenpflege

Gepflegte Stammdaten

Prozessrelevante Daten, wie Bestellnummern und Materialnummern, müssen gut gepflegt sein.

Scannerlösung

Scanner Bestellbestätigungen per Post

Um Bestellbestätigungen, die per Post eingehen, zu erfassen, wird ein Scanner benötigt. 

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