confirmationLINE

Auftragsbestätigungen inside SAP automatisch verarbeiten

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Auftragsbestätigungen inside SAP automatisch verarbeiten

AUFTRAGS­BE­STÄTI­GUNGEN INSIDE SAP AUTO­MATI­SIEREN

Der Einkauf gehört zu einer der bedeutendsten Aufgaben in Unternehmen. Umso wichtiger, dass Prozesse so gestaltet werden, dass ein schnelles und fehlerfreies Arbeiten ermöglicht wird. Doch bei der Abwicklung von eingehenden Auftragsbestätigungen fehlt es oft an entsprechenden Lösungen, sodass die Einkaufsabteilung die Daten manuell im SAP-System hinterlegen muss. Mit der confirmationLINE können Sie nun auch Auftragsbestätigungen automatisieren und inside SAP bearbeiten. Dank des hohen Funktionsumfangs und der kompletten SAP-Integration ist die Lösung ein deutlicher Qualitätstreiber für den Einkauf in Ihrem Unternehmen.

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SAP-zertifizierte Lösung für Auftragsbestätigungen

Die confirmationLINE ist eine zertifizierte und komplett in SAP abgebildete Prozesslösung. Damit kann sie sowohl in SAP ERP ECC 6.0 als auch in SAP S/4HANA integriert werden. So verarbeiten Sie Ihre Auftragsbestätigungen direkt in Ihrem SAP-System.

Erfassung auf Positionsebene und hohe Erkennungsquoten

In unserer confirmationLINE ist die Positionserkennung direkt integriert. Die exakte Identifikation von Positionsdaten bietet damit optimale Voraussetzungen für eine einwandfreie Erkennung und kann darüber hinaus die Dunkelbuchungsrate erhöhen.

Verarbeitung aller gängiger Formate

Selbstverständlich können Auftragsbestätigungen mit der confirmationLINE von sämtlichen Eingangswegen erfasst werden. Dazu gehören gescannte Dokumente als auch IDoc-basierte Auftragsbestätigungen und per-E-Mail eingehende PDF-Dateien.

Direkter Abgleich mit der SAP-Bestellung

Durch einen direkten Abgleich mit der SAP-Bestellung können mögliche Ungereimtheiten oder Abweichungen sofort erkannt werden. Nach Abschluss des Vorgangs wird die Auftragsbestätigung mit der Bestellung verknüpft, sodass diese auch nach der Bearbeitung zur Verfügung steht.

KERN­PROZESS UND FUNKTIONS­WEISE

Schritt 1: Eingang der Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigungen können auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Bei Auftragsbestätigungen in Papierform werden diese zunächst mittels Scannerlösung gescannt und über die SAP-Standard­transaktion OAWD in den Bearbeitungsprozess eingestellt. Beim E-Mail-Eingang werden die PDF-Anhänge durch den mailHANDLERpdf erkannt und weiterverarbeitet.

Schritt 2: Erkennung und Validierung

Anschließend werden die Auftragsbestätigungen mittels Hintergrundverarbeitung einer Einzelzeichenerkennung (OCR) unterzogen und anschließend der Freiform-Erkennung zugeführt.

Schritt 3: Einstellung der Vorgänge im workCENTER

Danach werden die Vorgänge im workCENTER (Arbeitsvorrat der Auftragsbestätigungsprüfung) eingestellt und stehen für eine Nachbearbeitung zur Verfügung. Dort werden dem Anwender auch die gescannten Auftragsbestätigungen angezeigt. Sie können sich einen Überblick über das Belegvolumen verschaffen und direkt mit der Bearbeitung starten.

Schritt 4: Nachbearbeitung der Auftragsbestätigung

Im Zuge der Nachbearbeitung stehen dem Benutzer, neben der ggf. notwendigen Nacherfassung, verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Auftragsbestätigungen können direkt gebucht oder im Zuge der Klärung direkt per E-Mail verschickt werden.

Schritt 5: Freigabe und Abschluss des Vorgangs

Nach der Klärung und Freigabe erfolgt die Endbearbeitung durch den Auftragsbestätigungsprüfer und der Vorgang wird durch eine Buchung abgeschlossen.

MÖGLICHE ER­WEI­TE­RUNGEN

mailHANDLERpdf – Bestätigungseingang per E-Mail

Für per E-Mail eingehende PDF-Auftragsbestätigungen wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt. Mithilfe des mailHANDLERpdfs werden die Inhalte der Auftragsbestätigungen erkannt, verarbeitet und an das SAP-System weitergegeben. Dort kann dann direkt durch die confirmationLINE prozessiert werden.

Load Balancing – einfache Vorgangssteuerung

Mit Load Balancing zur Vorgangssteuerung können in Shared-Service-Centern die Vorgänge verteilt werden. So sorgen Sie für eine ausgeglichene Arbeitslast.

Customizing

Unser Customizing ist umfassend. So können mit unserem Leitfaden schnell und einfach Einstellungen vorgenommen werden. Dies sorgt für günstige Projekte und eine hohe Investitionssicherheit.

MÖGLICHE ER­WEI­TE­RUNGEN

mailHANDLERpdf – Bestätigungseingang per E-Mail
Für per E-Mail eingehende PDF-Auftragsbestätigungen wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt. Mithilfe des mailHANDLERpdfs wer­den die Inhalte der Auftragsbestätigungen erkannt, verarbeitet und an das SAP-System weitergegeben. Dort kann dann direkt durch die confirmationLINE prozessiert werden.
Load Balancing – einfache Vorgangssteuerung

Mit Load Balancing zur Vorgangssteuerung können in Shared-Service-Centern die Vorgänge verteilt werden. So sorgen Sie für eine ausgeglichene Arbeitslast.

Customizing

Unser Customizing ist umfassend. So können mit unserem Leitfaden schnell und einfach Einstellungen vorgenommen werden. Dies sorgt für günstige Projekte und eine hohe Investitionssicherheit.

UNSERE SERVICES

Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.

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Fragebogen

Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen

Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.

Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.

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Workshop

Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen

In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.

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Einführung

Umsetzung der Lösung

Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.

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Schulungen

Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live

Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.

Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.

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Support

Versionsupdates & Support

Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.

IHRE VORTEILE

Einfacher. Schneller. Transparenter.

Dank des hohen Funktionsumfangs und der kompletten SAP-Integration trägt die confirmationLINE zu einer Erhöhung der Prozesssicherheit sowie zur Senkung der Prozesskosten bei. Jetzt Auftragsbestätigungen automatisieren – mit unserer SAP-zertifizierten Prozesslösung confirmationLINE.

Senkung der Prozesskosten

Hohe Erkennungsquote

Maximale Transparenz

Keine Schnittstellen

Gewohntes Arbeitsumfeld

Zahlreiche Erweiterungen

Senkung der Prozesskosten

Durch automatisierte Prozesse sparen Sie sich einen enormen Zeitaufwand und vermeiden Fehler, die durch manuelles Abtippen entstehen könnten.

Hohe Erkennungsquote

Durch den Einsatz unserer SAP-integrierten Freiform- sowie Positionserkennung profitieren Sie von einer hohen Erkennungsquote.

Maximale
Transparenz

Das zentrale Monitoring bietet eine hohe Transparenz bei allen Auftragsbestätigungen. Durch Plausibilitätsprüfungen werden Abweichungen ermittelt und visualisiert.

Keine Schnittstellen

Der gesamte Prozess läuft inside SAP ab. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Daten machen, da diese nicht außerhalb des SAP-Systems gelangen.

Gewohntes Arbeitsumfeld

Die Anwenderoberfläche orientiert sich beim Erscheinungsbild an der Transaktion ME22N, sodass der Anwender in seiner gewohnten Systemumgebung arbeitet.

Zahlreiche Erweiterungen

Die confirmationLINE bleibt flexibel: Wir legen die Prozesse so an, dass sie optimal Ihren Anforderungen enstprechen.

Wichtige Bedingungen

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Hoher Eingang an Auftragsbestätigungen

Bei einem hohen Eingang an Auftragsbestätigungen lohnt sich die confirmationLINE besonders.

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OCR-Server

Damit die Verbindung von OCR an SAP hergestellt werden kann, wird ein Server benötigt.

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Archivierungslösung

Um E-Mails mit Auftragsbestätigungen als Anhang abzulegen, wird eine Archivierungslösung benötigt.

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Gepflegte Stammdaten

Prozessrelevante Daten, wie Bestellnummern und Materialnummern, müssen gut gepflegt sein.

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PDF-Vorgaben

Die Erkennung erfolgt am besten bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.

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Scanner für Papierdokumente

Um Auftragsbestätigungen, die per Post eingehen, zu erfassen, wird ein Scanner benötigt.

Wichtige Bedingungen

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Hoher Eingang an Auftragsbestätigungen

Bei einem hohen Eingang an Auftragsbestätigungen lohnt sich die confirmationLINE besonders.

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Gepflegte Stammdaten

Prozessrelevante Daten, wie Bestellnummern und Materialnummern, müssen gut gepflegt sein.

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OCR-Server

Damit die Verbindung von OCR an SAP hergestellt werden kann, wird ein Server benötigt.

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PDF-Vorgaben

Die Erkennung erfolgt am besten bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.

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Archivierungslösung

Um E-Mails mit Auftragsbestätigungen als Anhang abzulegen, wird eine Archivierungslösung benötigt.

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Scanner für Papierdokumente

Um Auftragsbestätigungen, die per Post eingehen, zu erfassen, wird ein Scanner benötigt.

MEHR INFOS

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann laden Sie sich gerne unser Factsheet herunter, melden Sie sich zu unserem Webinar an oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. Für unsere Bestandskunden haben wir gerne die aktuellen Release Notes bereit.

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Wir entwickeln unsere confirmationLINE stetig weiter und veröffentlichen regelmäßig neue Release Notes. Sie sind bereits Bestandskunde? Dann informieren Sie sich gerne über die neuesten Produktupdates.

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