confirmationLINE

Bestellbestätigungen automatisch in SAP bearbeiten

confirmationLINE-flowDOCS

Automatisiertes Bearbeiten von Bestellbestätigungen mit der confirmationLINE

Im B2B-Umfeld sind Bestellbest√§tigungen von Lieferanten ein absolutes Muss. Doch gerade f√ľr kleinere Lieferanten ist das h√§ufig ein aufw√§ndiger Prozess, da die Einkaufabteilung Daten manuell in das SAP-System eingeben muss.

Mit der confirmationLINE können Bestellbestätigungen von Lieferanten automatisiert bearbeitet werden. Der Funktionsumfang reicht von der freiform-Erkennung, der Übernahme von per E-Mail eingehenden Bestellbestätigungen, die komplett in SAP integrierte Nachbearbeitung bis hin zum Informations­workflow bei Differenzen.

Mit unserem Best-Practices-Standard haben wir eine perfekte L√∂sung f√ľr Mittelst√§ndler und Gro√ükonzerne: Hoher Funktionsumfang. Komplette SAP-Integration. Schnelle Implementierung. Nat√ľrlich besteht die M√∂glichkeit von zuk√ľnftigen individuellen Anpassungen durch Customizing.

FREIFORM-ERKENNUNG & CONFIRMATIONLINE

Mit unserer komplett SAP-integrierten freiform-Erkennung ist ein Export von z. B. Lieferanten¬≠stamm¬≠daten an externe Komponenten nicht mehr erforderlich.¬† Sowohl gescannte und schon im PDF vorliegende Bestellbest√§tigungen, als auch iDOC-basierte Bestellbest√§tigungen k√∂nnen mit der confirmationLINE verarbeitet werden. Zudem wird das Handling von Bestellbest√§tigungen, die per E-Mail eingehen, mit einem speziellen Modul unterst√ľtzt.¬†

Die confirmationLINE bietet M√∂glichkeiten einer personalisierten Steuerung f√ľr Ihre Bestellbest√§tigungen. Dies k√∂nnen verschiedene Kriterien sein, wie z. B. Bestellnummer oder Eink√§ufergruppe. Au√üerdem k√∂nnen Bestellbest√§tigungs¬≠vorg√§nge anhand eines Filters dem Zust√§ndigen (User oder Team) zugesteuert werden. Die Bearbeitung erfolgt inside SAP. Ihre SAP-Funktionalit√§ten und der Zugriff auf Stammdaten und Bestelldaten stehen nat√ľrlich zur Verf√ľgung.

DAS BIETET DIE CONFIRMATIONLINE

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Bestellbest√§tigung wird direkt verkn√ľpft

Nach Abschluss des Vorgangs wird die Bestellbest√§tigung direkt mit der Bestellung verkn√ľpft, sodass diese auch nach der Bearbeitung direkt √ľber die Bestellung zur Verf√ľgung steht.

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Direkter Abgleich mit der SAP-Bestellung

Das Ergebnis der Erkennung wird direkt mit der SAP-Bestellung abgeglichen und durch Ampelsteuerung direkt sichtbar gemacht.

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Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche

Die Anwenderoberfl√§che orientiert sich beim Erscheinungsbild an der Transaktion ME22N ‚Äď der Standardtransaktion im SAP-System zur Erfassung von Bestellbest√§tigungen. Der Anwender arbeitet in seiner gewohnten Systemumgebung.

Bestellbestätigung confirmationLINE
Erweitere Transaktionen confirmationLINE
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Erweitertes Bestätigungsmanagement

Nicht nur Bestellbest√§tigungen k√∂nnen mit der confirmationLINE automatisiert bearbeitet werden. Der komplette Funktionsumfang gilt auch f√ľr die Bearbeitung von Lieferpl√§nen.¬†

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Zusätzliche Transaktionen können eingebunden werden

Die Einbindung von zus√§tzlichen Transaktionen zur weiteren Analyse (z. B. MM03, MD04‚Ķ) ist schnell √ľber das confirmationLINE-Customizing m√∂glich.¬†

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iDOC-√úbernahme als Option

iDOC-Schnittstellen f√ľr die Daten√ľbernahme in das Rechnungswesen des SAP-Systems und zur Daten√ľbergabe an das Rechnungswesen eines Fremdsystems k√∂nnen optional angebunden werden.¬†

KERNPROZESS CONFIRMATIONLINE

SO FUNKTIONIERT’S

CPQ Einf√ľhrung Phase 1¬†Schritt 1

Eingang der Bestellbestätigung

Bestellbest√§tigungen k√∂nnen auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen.¬†Bei Bestellbest√§tigungen in Papierform werden diese zun√§chst gescannt und √ľber die SAP-Standardtransaktion OAWD in den Bearbeitungsprozess eingestellt.¬†Beim E-Mail-Eingang werden die PDF-Anh√§nge durch den mailHANDLER erkannt und weiterverarbeitet.

CPQ Einf√ľhrung Phase 2Schritt 2

Erkennung und Validierung

Anschlie√üend werden die Bestellbest√§tigungen mittels Hintergrundverarbeitung einer Einzelzeichenerkennung (OCR) unterzogen und anschlie√üend der freiform-Erkennung zugef√ľhrt.

 

CPQ Einf√ľhrung Phase 3¬†Schritt 3

Einstellung der Vorgänge im workCENTER

Danach werden die Vorg√§nge im Arbeitsvorrat der Bestellbest√§tigungspr√ľfung (workCENTER) eingestellt und stehen f√ľr eine Nachbearbeitung zur Verf√ľgung.¬†Im workCENTER werden dem Anwender die gescannten Bestellbest√§tigungen angezeigt. Hier k√∂nnen Sie sich einen √úberblick √ľber das Belegvolumen verschaffen und direkt mit der Bearbeitung starten.

CPQ Einf√ľhrung Phase 4Schritt 4

Nachbearbeitung der Bestellbestätigung 

Im Zuge der Nachbearbeitung stehen dem Benutzer, neben der ggf. notwendigen Nacherfassung, verschiedene M√∂glichkeiten zur Verf√ľgung. Bestellbest√§tigungen k√∂nnen direkt gebucht oder im Zuge der Kl√§rung direkt per E-Mail verschickt werden.

CPQ Einf√ľhrung Phase 5¬†Schritt 5

Freigabe und Abschluss des Vorgangs

Nach der Kl√§rung und Freigabe erfolgt die Endbearbeitung durch den Bestellbest√§tigungspr√ľfer und der Vorgang wird durch eine Buchung abgeschlossen.

ERWEITERUNGEN F√úR DIE CONFIRMATIONLINE

Mit unseren umfassenden confirmationLINE-Modulen k√∂nnen Sie verschiedene Zusatzanwendungen hinzubuchen ‚Äď ganz nach Ihren Bed√ľrfnissen und Anforderungen.¬†Damit erreichen Sie maximale Produktivit√§t im Bestellbest√§tigungsprozess und eine hohe Qualit√§t Ihrer kaufm√§nnischen Services. Hier sind unsere Module im √úberblick:

Hoher Bestellbestätigungseingang per E-Mail

F√ľr per E-Mail eingehende PDF-Bestellbest√§tigungen wird der so genannte mailHANDLER ben√∂tigt. Mithilfe des¬†mailHANDLERs werden die Inhalte der Bestellbest√§tigungen erkannt, verarbeitet und an das SAP-System weitergegeben. Dort kann dann direkt durch die¬†confirmationLINE prozessiert werden.

Load Balancing zur Vorgangssteuerung

Mit¬†Load Balancing zur Vorgangssteuerung k√∂nnen in Shared-Service-Centern die Vorg√§nge verteilt werden. So sorgen Sie f√ľr eine ausgeglichene Arbeitslast.

confirmationLINE-Customizing

Unser Customizing ist umfassend. So k√∂nnen mit unserem Leitfaden schnell und einfach Einstellungen vorgenommen werden. Dies sorgt f√ľr g√ľnstige Projekte und eine hohe Investitionssicherheit.

Erweiterungen confirmationLINE

5 SCHRITTE

BIS ZUM OPTIMALEN BESTELLBEST√ĄTIGUNGSPROZESS MIT DER CONFIRMATIONLINE

Voraussetzungen invoiceLINE

Kl√§rung der Voraussetzungen f√ľr die confirmationLINE via Fragebogen

  • Mithilfe eines Fragebogens ermitteln wir die Voraussetzungen, die f√ľr die erfolgreiche Einf√ľhrung der confirmationLINE erf√ľllt sein m√ľssen.
  • Bei Interesse an der confirmationLINE k√∂nnen Sie sich den Fragebogen auch gerne schon vorab herunterladen und ausgef√ľllt an uns senden. Damit k√∂nnen wir bereits beim ersten Gespr√§ch gezielt auf Ihre Anforderungen eingehen.
  • Hier den Fragebogen herunterladen

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Workshop zur invoiceLINE

confirmationLINE zugeschnitten auf Ihre Anforderungen

  • In einem ersten Workshop wird in Zusammenarbeit mit Ihnen ein strukturierter Projektleitfaden erstellt. Der Projektleitfaden wird an Ihre Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen angelehnt und anhand von Best Practices aufgesetzt.

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Umsetzung der invoiceLINE

Umsetzung der confirmationLINE

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Schulungen

Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live

  • Bei der Einf√ľhrung der confirmationLINE werden Ihre Mitarbeiter selbstverst√§ndlich umfassend geschult, sodass das Arbeiten mit der confirmationLINE reibungslos abl√§uft.
  • Bei dem Go-Live stehen wir Ihnen dann nat√ľrlich jederzeit zur Seite und unterst√ľtzen Sie, damit der √úbergang zum neuen Bestellbest√§tigungsprozess ohne Probleme funktioniert.

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Updates und Support

Versionsupdates & Support

  • Auch nach der Einf√ľhrung der confirmationLINE stehen wir Ihnen als Partner zur Seite. Wir versorgen Sie mit wichtigen Versionsupdates und bieten Ihnen ganzheitlichen SAP-Support durch unsere Experten.

¬Ľ Jetzt Kontakt aufnehmen und Workshop vereinbaren

WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN F√úR DIE CONFIRMATIONLINE

F√ľr eine erfolgreiche Einf√ľhrung der confirmationLINE sind gewisse Voraussetzungen n√∂tig. Keine Sorge ‚Äď alle SAP-Customizing-Einstellungen sind im Standard enthalten und wir helfen Ihnen nat√ľrlich gerne bei der Umsetzung.
Bestellbestätigungen

Hoher Eingang an Bestellbestätigungen

Bei einem hohen Eingang an Bestellbestätigungen lohnt sich die confirmationLINE besonders.

Archivierungslösung

Archivierungslösung

Um E-Mails mit Bestellbestätigungen als Anhang abzulegen, wird eine Archivierungslösung benötigt.

PDF-Vorgabe

Notwendige PDF-Vorgaben

Damit die Erkennung reibungslos verläuft, sollten die PDF-Dateien in schwarz-weiß vorligen.

Server f√ľr OCR

OCR-Server

Damit die Verbindung von OCR an SAP hergestellt werden kann, wird ein Server benötigt.

Gute Stammdatenpflege

Gepflegte Stammdaten

Prozessrelevante Daten, wie Bestellnummern und Materialnummern, m√ľssen gut gepflegt sein.

Scannerlösung

Scanner Bestellbestätigungen per Post

Um Bestellbestätigungen, die per Post eingehen, zu erfassen, wird ein Scanner benötigt. 

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