Eingangsrechnungen inside SAP automatisch verarbeiten


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flowDOCS invoiceLINE in SAP

Rechnungseingang automatisieren
mit der SAP-integrierten invoiceLINE

Wer in der Buchhaltung arbeitet, kennt das leidige Thema „Rechnungen manuell verarbeiten“. Dieser wichtige Prozess sollte eigentlich digitalisiert und möglichst schnell durchgeführt werden.

Aus diesem Grund haben wir die invoiceLINE entwickelt, mit der die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in SAP automatisiert und direkt integriert abgewickelt werden kann. Zudem wird der Rechnungseingangsprozess in SAP dadurch auf unter eine Minute beschleunigt – und das ohne manuellen Aufwand.

Sparen auch Sie erhebliche Zeit und Kosten ein – durch die SAP-zertifizierte Prozessautomatisierungslösung invoiceLINE.

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S/4HANA-ready (auch für RISE with SAP)

Die invoiceLINE ist zerti­fi­ziert für SAP ERP ECC 6.0 sowie S/4HANA on premises und RISE with SAP (Private Edition) und funktioniert auf dem aktuellen Grundstandard des zum Zeitpunkt des Servicepacks vorhandenen S/4HANA Release.

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Freiform-Erkennung inside SAP

Als einziger Anbieter einer SAP-integrierten Freiform-Erkennung bieten wir Ihnen schnellste Rechnungserfassung – in unter einer Minute! Durch die SAP-Integration sind Modulwechsel schneller möglich.

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Strukturiertes Berechtigungskonzept

Durch ein strukturiertes rechte- und rollenbasiertes Organisations­management sind die Aufgaben klar definiert, sodass Unbefugte keinerlei Möglichkeit haben, in den Rechnungseingangsprozess einzugreifen.
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Unterschiedliche Rechnungsformate

Mit dem Modul mailHANDLERpdf werden PDF-Rechnungen verarbeitet. Ebenso werden  Lieferanten­rech­nungen im ZUGFeRD-Format oder IDOC automatisiert verarbeitet. Auch XRechnungen können reibungslos in die invoiceLINE übergeben werden.
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Hohe Erkennungsquote

99 % – so hoch kann die Erkennungs­quote bei strukturierten Rechnungen (Buchungskreis & Kopfdaten) mit Positionserkennung sein. Auch ohne Einsatz der Positionserkennung dauert der Prüfungsprozess durch Ihre Buchhaltung nur noch 5 Sekunden.
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Individuelle Workflows

Teilprozesse können integriert und Ihren Wünschen entsprechend angepasst werden. Beispielsweise können Vorgänge anhand eines Filters dem Zuständigen (User oder Team) in der Kreditorenbuchhaltung zugesteuert werden.

DIE PERFEKTE LÖSUNG ABGESTIMMT AUF IHRE ANFORDERUNGEN

Die invoiceLINE ist für jedes Unternehmen! Aktuell setzen Unternehmen aus 20 unterschiedlichen Branchen, von KMU bis hin zu Großkonzernen, die invoiceLINE erfolgreich ein. Je nach Rechnungseingangsvolumen, richten wir Ihnen die passende Lösung ein.

invoiceLINE

Größerer Funktionsumfang

Abbildung eines komplexeren Workflows möglich

Zusatzanwendungen für individuelle Anforderungen

Implementierung anhand eines umfassenden Leitfadens

Ist Ihr Rechnungseingangsvolumen > 50 Rechnungen am Tag?

Dann empfehlen wir Ihnen die reguläre Version unserer invoiceLINE, die besonders für Großkonzerne oder auch für mittelständische Unternehmen mit einem hohen Rechnungseingangsvolumen geeignet ist. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Lösung durch verschiedenste Zusatzanwendungen auf Ihren Prozess abzustimmen.

Ist Ihr Rechnungseingangsvolumen < 50 Rechnungen am Tag?

Kein Problem, auch dafür haben wir die passende Version. Mit unserer invoiceLINE Lite können Sie auch bereits bei einem geringeren Rechnungseingangsvolumen einen hohen Return on Invest erreichen und damit wertvolle Zeit und Kosten einsparen. So profitieren insbesondere auch KMUs von unserer Lösung.

invoiceLINE Lite

Mittelstandsoptimiertes Preismodell

Angemessener Funktionsumfang

Einrichtung nach unserem Best-Practices-Standard

Inklusive OCR-Erkennung und Customizing

KERNPROZESS INVOICELINE

SO FUNKTIONIERT DER AUTOMATISCHE RECHNUNGSEINGANG IN SAP

Eingangsrechnung in SAP automatisieren Schritt 1

 Rechnungseingang  

Ihre Rechnungen können auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Per Post müssen die Rechnungen von Ihnen gescannt werden und werden dann automatisch weitergesendet. Beim E-Mail-Eingang werden die Anhänge der E-Mail durch den mailHANDLERpdf als Rechnung erkannt und dann dementsprechend weiterverarbeitet.

Rechnungseingang in SAP automatisch bearbeitenSchritt 2

Erkennung und Verarbeitung der Rechnung in SAP

Mit Hilfe der Freiform-Erkennung wird die eingehende Rechnung inhaltlich geprüft, durch den OCR-Server weiterverarbeitet und als Daten im SAP-System abgelegt.

CPQ Einführung Phase 3 Schritt 3

 Direkt buchen oder manuell überprüfen  

Beim Einsatz der Dunkelbuchung ist der Buchungsprozess hier schon abgeschlossen. Wenn Sie die Rechnung jedoch noch einmal überprüfen wollen, bzw. müssen, können Sie im nächsten Schritt einen Freigabeprozess einleiten.

CPQ Einführung Phase 4Schritt 4

Freigabeprozess einleiten 

Workflows für die Freigabe können in der invoiceLINE automatisiert ausgeführt werden. Diese werden hierfür bei der Einführung klar definiert und in Transaktionen im SAP-System hinterlegt.

Automatische Rechnungsbuchung in SAP Schritt 5

 Buchung der Eingangsrechnung in SAP 

Da die invoiceLINE Buchungskreise und alle anderen wichtigen Daten erkennt und berücksichtigt, wird die Rechnung nach Ihren Wünschen gebucht und entsprechend im SAP-System korrekt abgelegt und in einem Archivierungssystem archiviert.

ERWEITERUNGEN FÜR DIE INVOICELINE

ZUSATZANWENDUNGEN FÜR IHRE BEDÜRFNISSE & ANFORDERUNGEN

mailHANDLERpdf – Rechnungseingang per E-Mail

Zum Verarbeiten von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt. Dieser erkennt den Inhalt von E-Mails, verarbeitet diesen und gibt ihn an das SAP-System weiter. Kunden, die ihre Rechnungen in den meisten Fällen über den Mailverkehr erhalten, wird der mailHANDLERpdf wärmstens empfohlen.

reportENGINE – Reports zur Prozessverbesserung

Mit der reportENGINE lassen sich hilfreiche Reports generieren. Mit den Erkenntnissen aus diesen Reports lässt sich beispielsweise der Rechnungseingangsprozess verbessern, erweitern oder gegebenenfalls verschlanken. Beispiele für Reports sind: Erkennungsauswertungen, Dunkelbuchung ja oder nein, Zahllaufreport, Durchlaufzeiten (Vorgang bis Endgebucht), uvm.

Eskalationsmanagement – schnell handeln

Zur Sonderbehandlung nicht bearbeiteter Workflow-Vorgänge werden folgende Eskalationsmechanismen eingerichtet:
Eskalationsstufe 1: Erste Erinnerungsmail an Workflow-Empfänger (4 Arbeitstage)
Eskalationsstufe 2: Vorgang zurückholen zum Prozesseigentümer (2 Arbeitstage nach Eskalationsstufe 1)

Lassen Sie sich gerne zum Eskalationsmanagement von unseren invoiceLINE-Experten unverbindlich beraten.

Positionserkennung – effizientere Dunkelbuchung

Mit der Positionserkennung werden Dokumenteninhalte jetzt noch schneller und fehlerfreier erkannt und Vorgänge können dunkel gebucht werden. Ganz gleich der Menge an Bedingungen, die an eine Dunkelbuchung geknüpft sind.

» Laden Sie sich hier das Factsheet zur Positionserkennung herunter

caseENGINE – Freigabeprozess jederzeit im Blick

Die caseENGINE dient dem Einrichten individueller dynamischer Workflows durch unterschiedliche Transaktionen sowie einem umfassenden Monitoring: Verantwortliche können jederzeit den Status aller Vorgänge im Blick behalten und bei Bedarf eingreifen. Durch technisches Monitoring können möglicherweise auftretende Probleme proaktiv abgewendet werden.

syntaxANALYZER – für internationale Roll-outs

Jeder möchte die Kosten bei einem internationalen Roll-out so gering wie möglich halten. Mit dem syntaxANALYZER ist das kein Problem mehr! Hierbei wird eine vernünftige Relation zwischen den Lizenz- und Beratungskosten sowie dem Volumen an Vorgängen, wie hier den Eingangsrechnungen, aufgestellt.

Schon gewusst? Durch die Zusatzanwendung syntaxANALYZER werden ausschließlich einmalige Roll-out-Kosten fällig – keine Lizenzen pro Land oder Sprache.

EINFÜHRUNG INVOICELINE

5 SCHRITTE BIS ZUM OPTIMALEN RECHNUNGSEINGANGSPROZESS

Voraussetzungen invoiceLINE

Klärung der Voraussetzungen für die invoiceLINE via Fragebogen

  • Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir die Voraussetzungen für die invoiceLINE. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form Rechnungen bei Ihnen eingehen, die Anzahl der eingehenden Rechnungen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich des aktuellen SAP-Systems.
  • Gerne können Sie sich bei Interesse an der invoiceLINE schon vorab den Fragebogen herunterladen und ausgefüllt an uns senden. Somit können wir im ersten Beratungsgespräch schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
  • Hier den Fragebogen herunterladen

 

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Workshop zur invoiceLINE

Vorstellung invoiceLINE zugeschnitten auf die Kundenanforderungen

  • In diesem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.

 

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Umsetzung der invoiceLINE

Umsetzung der invoiceLINE

 

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Schulungen

Schulung der Mitarbeiter aus dem Finanzwesen & Go-Live

  • Neben ausgiebigen Schulungen Ihrer Mitarbeiter werden in dieser Phase auch wichtige Tests durchgeführt, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit der invoiceLINE arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.
  • Beim Go-Live stehen wir in engster Absprache mit Ihnen, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Rechnungseingangsprozess entsteht.

 

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Updates und Support

Versionsupdates & Support

  • Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis GmbH.

 

» Jetzt Kontakt aufnehmen und Workshop vereinbaren

WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE INVOICELINE

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der Voraussetzungen für die Integration der invoiceLINE in Ihr SAP-System. Selbstverständlich führen wir alle notwendigen SAP-Customizing-Einstellungen durch – diese sind natürlich im Standard enthalten.
Rechnungseingang

Hoher Rechnungseingang

Je höher Ihr Rechnungsvolumen, desto höher Ihr ROI.

Gute Stammdatenpflege

Gute Stammdatenpflege

Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.
Server für OCR

Server für OCR

Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
PDF-Vorgabe

PDF-Vorgaben

Erkennung erfolgt ausschließlich bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
Archivierungslösung

Archivierungslösung

Dies ist notwendig für die Ablage von E-Mails mit Rechnungsanhängen.
Scannerlösung

Scanner für Briefpost

Für Rechnungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.

Alle wichtigen Informationen auf einen Blick

Laden Sie sich gerne die Factsheets zu unseren LINEs in unserem Download-Bereich kostenfrei herunter. Dort finden Sie ebenfalls unsere Unternehmensbroschüre und vieles mehr.

WIR PROFITIEREN VON DER INVOICELINE

 
 
Erfahrungen & Bewertungen zu abilis GmbH IT-Services & Consulting