invoiceLINE

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten

flowDOCS invoiceLINE in SAP

Rechnungseingangsprozess automatisieren mit der SAP-integrierten invoiceLINE

Wer in der Buchhaltung arbeitet, kennt das leidige Thema „Rechnungen manuell verarbeiten“. Dieser wichtige Prozess sollte eigentlich digitalisiert und möglichst schnell durchgeführt werden.

Aus diesem Grund haben wir die invoiceLINE entwickelt, mit der die Bearbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und direkt in SAP integriert abgewickelt werden kann. Zudem wird der Rechnungseingangsprozess dadurch auf unter eine Minute beschleunigt – und das ohne manuellen Aufwand.

Die invoiceLINE ist für jedes Unternehmen! Aktuell setzen Unternehmen aus 20 unterschiedlichen Branchen, von KMU bis hin zu Großkonzernen, die invoiceLINE erfolgreich ein.

Sparen auch Sie erhebliche Zeit und Kosten ein – durch die SAP-zertifizierte Prozessautomatisierungslösung invoiceLINE.

DAS BIETET DIE INVOICELINE

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freiform-Erkennung inside SAP

Als einziger Anbieter mit einer in SAP integrierten freiform-Erkennung bieten wir Ihnen schnellste Rechnungserfassung – in unter einer Minute! Durch die Integration in SAP sind Modulwechsel inside SAP schneller möglich. Selbstverständlich ist die invoiceLINE S/4HANA-ready!

» freiform-Erkennung im Video kurz erklärt

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Schnelle Rechnungsprüfung

Der Prüfungsprozess dauert mit dem Einsatz der invoiceLINE nur noch 5 Sekunden – Ihre Buchhalter müssen den Vorgang lediglich schnell überfliegen.

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Prüfung kaum fehleranfällig

95% – So hoch ist die Erkennungsquote bei der Rechnungserkennung (Buchungskreis & Kopfdaten). Reduzieren Sie somit Fehler, die bei der manuellen Prüfung entstehen könnten.

Freiformerkennung und Dokumentcheck
rechtebasierte Workflows in der Buchhaltung
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Unterschiedliche Rechnungsformate

Mit dem invoiceLINE-Modul mailHANDLER werden PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, verarbeitet. Ebenso werden Lieferantenrechnungen im ZUGFeRD-Format oder iDOC automatisiert verarbeitet. Und dies einschließlich der relevanten Archivierungen im DMS-System.

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Strukturiertes Berechtigungskonzept

Durch ein strukturiertes rechte- und rollenbasiertes Organisationsmanagement sind die Aufgaben klar definiert, sodass Unbefugte keinerlei Möglichkeit haben, in den Rechnungseingangsprozess einzugreifen.

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Individuelle Workflows

Teilprozesse können integriert und Ihren Wünschen entsprechend angepasst werden – somit können zuvor definierte Workflows anschließend automatisch gestartet werden. Beispielsweise können Vorgänge anhand eines Filters dem Zuständigen (User oder Team) in der Kreditorenbuchhaltung zugesteuert werden.

KERNPROZESS INVOICELINE

SO FUNKTIONIERT’S

CPQ Einführung Phase 1 Schritt 1

 Rechnungseingang  

Ihre Rechnungen können auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Per Post müssen die Rechnungen von Ihnen gescannt werden und werden dann automatisch weitergesendet. Beim E-Mail-Eingang werden die Anhänge der E-Mail durch den mailHANDLER als Rechnung erkannt und dann dementsprechend weiterverarbeitet.

CPQ Einführung Phase 2Schritt 2

Erkennung und Verarbeitung der Rechnung  

Mit Hilfe der freiform-Erkennung wird die eingehende Rechnung inhaltlich geprüft, durch den OCR-Server weiterverarbeitet und als Daten im SAP-System abgelegt.

CPQ Einführung Phase 3 Schritt 3

 Direkt buchen oder manuell überprüfen  

Beim Einsatz der Dunkelbuchung ist der Buchungsprozess hier schon abgeschlossen. Wenn Sie die Rechnung jedoch noch einmal überprüfen wollen, bzw. müssen, können Sie im nächsten Schritt einen Freigabeprozess einleiten.

CPQ Einführung Phase 4Schritt 4 

Freigabeprozess einleiten 

Workflows für die Freigabe können in der invoiceLINE automatisiert ausgeführt werden. Diese werden hierfür bei der Einführung klar definiert und in Transaktionen im SAP-System hinterlegt.

CPQ Einführung Phase 5 Schritt 5

 Buchung der Rechnung 

Da die invoiceLINE Buchungskreise und alle anderen wichtigen Daten erkennt und berücksichtigt, wird die Rechnung nach Ihren Wünschen gebucht und entsprechend im SAP-System korrekt abgelegt und in einem Archivierungssystem archiviert.

ERWEITERUNGEN FÜR DIE INVOICELINE

Neben dem invoiceLINE Standardprozess haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Zusatzanwendungen hinzuzubuchen – ganz nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen. Ob über E-Mail oder Post, Ihre Rechnung kann auf verschiedensten Wegen bei Ihnen eintreffen und verarbeitet werden. Mit den Zusatzanwendungen wird die invoiceLINE zu der Automatisierung, wie sie für Ihr Unternehmen gebraucht wird.

Hoher Rechnungseingang per E-Mail

Zum Verarbeiten von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, wird der so genannte mailHANDLER benötigt. Dieser erkennt den Inhalt von E-Mails, verarbeitet diesen und gibt ihn an das SAP-System weiter. Kunden, die ihre Rechnungen in den meisten Fällen über den Mailverkehr erhalten, wird der mailHANDLER wärmstens empfohlen.

Reports zur Verbesserung des Prozesses

Mit der reportENGINE lassen sich hilfreiche Reports generieren. Mit den Erkenntnissen aus diesen Reports lässt sich beispielsweise der Rechnungseingangsprozess verbessern, erweitern oder gegebenenfalls verschlanken. Beispiele für Reports sind: Erkennungsauswertungen, Dunkelbuchung ja oder nein, Zahllaufreport, Durchlaufzeiten (Vorgang bis Endgebucht), uvm.

Schnell handeln bei eskalierenden Prozessen

Zur Sonderbehandlung nicht bearbeiteter Workflow-Vorgänge werden folgende Eskalationsmechanismen eingerichtet:
Eskalationsstufe 1: Erste Erinnerungsmail an Workflow-Empfänger (4 Arbeitstage)
Eskalationsstufe 2: Vorgang zurückholen zum Prozesseigentümer (2 Arbeitstage nach Eskalationsstufe 1)

Lassen Sie sich gerne zum Eskalationsmanagement von unseren invoiceLINE-Experten unverbindlich beraten.

Direkte Buchung ohne manuelle Überprüfung

Durch die Integration einer Dunkelbuchung werden Rechnungen ohne menschliche Überprüfung direkt weiterverarbeitet und gebucht – so können Sie die Rechnungsverarbeitung noch weiter beschleunigen.

Freigabeprozess jederzeit im Blick behalten

Die caseENGINE dient dem Einrichten individueller dynamischer Workflows durch unterschiedliche Transaktionen sowie einem umfassenden Monitoring: Verantwortliche können jederzeit den Status aller Vorgänge im Blick behalten und bei Bedarf eingreifen. Durch technisches Monitoring können möglicherweise auftretende Probleme proaktiv abgewendet werden.

Internationale Roll-outs effizient durchführen

Jeder möchte die Kosten bei einem internationalen Roll-out so gering wie möglich halten. Mit dem syntaxANALYZER ist das kein Problem mehr! Hierbei wird eine vernünftige Relation zwischen den Lizenz- und Beratungskosten sowie dem Volumen an Vorgängen, wie hier den Eingangsrechnungen, aufgestellt.

Schon gewusst? Durch die Zusatzanwendung syntaxANALYZER werden ausschließlich einmalige Roll-out-Kosten fällig – keine Lizenzen pro Land oder Sprache.

EINFÜHRUNG INVOICELINE

5 SCHRITTE BIS ZUM OPTIMALEN RECHNUNGSEINGANGSPROZESS

Voraussetzungen invoiceLINE

Klärung der Voraussetzungen für die invoiceLINE via Fragebogen

  • Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir die Voraussetzungen für die invoiceLINE. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form Rechnungen bei Ihnen eingehen, die Anzahl der eingehenden Rechnungen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich des aktuellen SAP-Systems.
  • Gerne können Sie sich bei Interesse an der invoiceLINE schon vorab den Fragebogen herunterladen und ausgefüllt an uns senden. Somit können wir im ersten Beratungsgespräch schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
  • Hier den Fragebogen herunterladen

 

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Workshop zur invoiceLINE

Vorstellung invoiceLINE zugeschnitten auf die Kundenanforderungen

  • In diesem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.

 

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Umsetzung der invoiceLINE

Umsetzung der invoiceLINE

 

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Schulungen

Schulung der Mitarbeiter aus dem Finanzwesen & Go-Live

  • Neben ausgiebigen Schulungen Ihrer Mitarbeiter werden in dieser Phase auch wichtige Tests durchgeführt, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit der invoiceLINE arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.
  • Beim Go-Live stehen wir in engster Absprache mit Ihnen, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Rechnungseingangsprozess entsteht.

 

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Updates und Support

Versionsupdates & Support

  • Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis GmbH.

 

» Jetzt Kontakt aufnehmen und Workshop vereinbaren

Alle wichtigen Informationen auf einen Blick?

Laden Sie sich gerne die Factsheets zu unseren LINEs in unserem Download-Bereich kostenfrei herunter. Dort finden Sie ebenfalls unsere Unternehmensbroschüre und vieles mehr.

WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE INVOICELINE

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der Voraussetzungen für die Integration der invoiceLINE in Ihr SAP-System. Selbstverständlich führen wir alle notwendigen SAP-Customizing-Einstellungen durch – diese sind natürlich im Standard enthalten.
Rechnungseingang

Hoher Rechnungseingang

Ein besonders hoher Return on Invest entsteht bei mind. 80 Rechnungen am Tag.

Gute Stammdatenpflege

Gute Stammdatenpflege

Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.

Server für OCR

Server für OCR

Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.

PDF-Vorgabe

PDF-Vorgaben

Erkennung erfolgt ausschließlich bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.

Archivierungslösung

Archivierungslösung

Dies ist notwendig für die Ablage von E-Mails mit Rechnungsanhängen.

Scannerlösung

Scanner für Briefpost

Für Rechnungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.

Bestellbestätigungsprozess automatisieren?

Neben dem Rechnungseingangsprozess frisst auch die Erfassung und Verwaltung von Bestellbestätigungen kostbare Zeit Ihrer Mitarbeiter? Unsere Lösung confirmationLINE digitalisiert und automatisiert Ihren Bestellbestätigungsprozess.

WIR PROFITIEREN VON DER INVOICELINE

 
 

OFFICE KARLSRUHE

info@abilis.de

abilis GmbH
IT-Services & Consulting
Lorenzstraße 8
76297 Stutensee

OFFICE LEONBERG

info@flowdocs.de

flowDOCS Software GmbH
Riedwiesenstr. 1
71229 Leonberg
Deutschland

OFFICE BONN

+49 2282 86 499 0

info@abilis.de

abilis GmbH
Heinrich-von-Stephan-Straße 7-9
53175 Bonn

Erfahrungen & Bewertungen zu abilis GmbH IT-Services & Consulting