invoiceLINE

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten

flowDOCS invoiceLINE in SAP

Rechnungseingangsprozess automatisieren mit der SAP-integrierten invoiceLINE

Wer in der Buchhaltung arbeitet, kennt das leidige Thema “Rechnungen manuell verarbeiten”. Dieser wichtige Prozess sollte eigentlich digitalisiert und m├Âglichst schnell durchgef├╝hrt werden.

Aus diesem Grund haben wir die invoiceLINE entwickelt, mit der die Bearbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und direkt in SAP integriert abgewickelt werden kann. Zudem wird der Rechnungseingangsprozess dadurch auf unter eine Minute beschleunigt ÔÇô und das ohne manuellen Aufwand.

Die invoiceLINE ist f├╝r jedes Unternehmen! Aktuell setzen Unternehmen aus 20 unterschiedlichen Branchen, von KMU bis hin zu Gro├čkonzernen, die invoiceLINE erfolgreich ein.

Sparen auch Sie erhebliche Zeit und Kosten ein ÔÇô durch die SAP-zertifizierte Prozessautomatisierungsl├Âsung invoiceLINE.

DAS BIETET DIE INVOICELINE

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freiform-Erkennung inside SAP

Als einziger Anbieter mit einer in SAP integrierten freiform-Erkennung bieten wir Ihnen schnellste Rechnungserfassung – in unter einer Minute! Durch die Integration in SAP sind Modulwechsel inside SAP schneller m├Âglich. Selbstverst├Ąndlich ist die invoiceLINE S/4HANA-ready!

┬╗ freiform-Erkennung im Video kurz erkl├Ąrt

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Schnelle Rechnungspr├╝fung

Der Pr├╝fungsprozess dauert mit dem Einsatz der invoiceLINE nur noch 5 Sekunden ÔÇô Ihre Buchhalter m├╝ssen den Vorgang lediglich schnell ├╝berfliegen.

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Pr├╝fung kaum fehleranf├Ąllig

95% – So hoch ist die Erkennungsquote bei der Rechnungserkennung (Buchungskreis & Kopfdaten). Reduzieren Sie somit Fehler, die bei der manuellen Pr├╝fung entstehen k├Ânnten.

Freiformerkennung und Dokumentcheck
rechtebasierte Workflows in der Buchhaltung
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Unterschiedliche Rechnungsformate

Mit dem invoiceLINE-Modul mailHANDLER werden PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, verarbeitet. Ebenso werden Lieferantenrechnungen im ZUGFeRD-Format oder iDOC automatisiert verarbeitet. Und dies einschlie├člich der relevanten Archivierungen im DMS-System.

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Strukturiertes Berechtigungskonzept

Durch ein strukturiertes rechte- und rollenbasiertes Organisationsmanagement sind die Aufgaben klar definiert, sodass Unbefugte keinerlei M├Âglichkeit haben, in den Rechnungseingangsprozess einzugreifen.

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Individuelle Workflows

Teilprozesse k├Ânnen integriert und Ihren W├╝nschen entsprechend angepasst werden ÔÇô somit k├Ânnen zuvor definierte Workflows anschlie├čend automatisch gestartet werden. Beispielsweise k├Ânnen Vorg├Ąnge anhand eines Filters dem Zust├Ąndigen (User oder Team) in der Kreditorenbuchhaltung zugesteuert werden.

KERNPROZESS INVOICELINE

SO FUNKTIONIERT’S

CPQ Einführung Phase 1 Schritt 1

 Rechnungseingang  

Ihre Rechnungen k├Ânnen auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Per Post m├╝ssen die Rechnungen von Ihnen gescannt werden und werden dann automatisch weitergesendet. Beim E-Mail-Eingang werden die Anh├Ąnge der E-Mail durch den mailHANDLER als Rechnung erkannt und dann dementsprechend weiterverarbeitet.

CPQ Einf├╝hrung Phase 2Schritt 2

Erkennung und Verarbeitung der Rechnung  

Mit Hilfe der freiform-Erkennung wird die eingehende Rechnung inhaltlich gepr├╝ft, durch den OCR-Server weiterverarbeitet und als Daten im SAP-System abgelegt.

CPQ Einführung Phase 3 Schritt 3

 Direkt buchen oder manuell überprüfen  

Beim Einsatz der Dunkelbuchung ist der Buchungsprozess hier schon abgeschlossen. Wenn Sie die Rechnung jedoch noch einmal ├╝berpr├╝fen wollen, bzw. m├╝ssen, k├Ânnen Sie im n├Ąchsten Schritt einen Freigabeprozess einleiten.

CPQ Einführung Phase 4Schritt 4 

Freigabeprozess einleiten 

Workflows f├╝r die Freigabe k├Ânnen in der invoiceLINE automatisiert ausgef├╝hrt werden. Diese werden hierf├╝r bei der Einf├╝hrung klar definiert und in Transaktionen im SAP-System hinterlegt.

CPQ Einführung Phase 5 Schritt 5

 Buchung der Rechnung 

Da die invoiceLINE Buchungskreise und alle anderen wichtigen Daten erkennt und ber├╝cksichtigt, wird die Rechnung nach Ihren W├╝nschen gebucht und entsprechend im SAP-System korrekt abgelegt und in einem Archivierungssystem archiviert.

ERWEITERUNGEN F├ťR DIE INVOICELINE

Neben dem invoiceLINE Standardprozess haben Sie die M├Âglichkeit, verschiedene Zusatzanwendungen hinzuzubuchen – ganz nach Ihren Bed├╝rfnissen und Anforderungen. Ob ├╝ber E-Mail oder Post, Ihre Rechnung kann auf verschiedensten Wegen bei Ihnen eintreffen und verarbeitet werden. Mit den Zusatzanwendungen wird die invoiceLINE zu der Automatisierung, wie sie f├╝r Ihr Unternehmen gebraucht wird.

Hoher Rechnungseingang per E-Mail

Zum Verarbeiten von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, wird der so genannte mailHANDLER ben├Âtigt. Dieser erkennt den Inhalt von E-Mails, verarbeitet diesen und gibt ihn an das SAP-System weiter. Kunden, die ihre Rechnungen in den meisten F├Ąllen ├╝ber den Mailverkehr erhalten, wird der mailHANDLER w├Ąrmstens empfohlen.

Reports zur Verbesserung des Prozesses

Mit der reportENGINE lassen sich hilfreiche Reports generieren. Mit den Erkenntnissen aus diesen Reports l├Ąsst sich beispielsweise der Rechnungseingangsprozess verbessern, erweitern oder gegebenenfalls verschlanken. Beispiele f├╝r Reports sind: Erkennungsauswertungen, Dunkelbuchung ja oder nein, Zahllaufreport, Durchlaufzeiten (Vorgang bis Endgebucht), uvm.

Schnell handeln bei eskalierenden Prozessen

Zur Sonderbehandlung nicht bearbeiteter Workflow-Vorg├Ąnge werden folgende Eskalationsmechanismen eingerichtet:
Eskalationsstufe 1: Erste Erinnerungsmail an Workflow-Empf├Ąnger (4 Arbeitstage)
Eskalationsstufe 2: Vorgang zur├╝ckholen zum Prozesseigent├╝mer (2 Arbeitstage nach Eskalationsstufe 1)

Lassen Sie sich gerne zum Eskalationsmanagement von unseren invoiceLINE-Experten unverbindlich beraten.

Direkte Buchung ohne manuelle ├ťberpr├╝fung

Durch die Integration einer Dunkelbuchung werden Rechnungen ohne menschliche ├ťberpr├╝fung direkt weiterverarbeitet und gebucht ÔÇô so k├Ânnen Sie die Rechnungsverarbeitung noch weiter beschleunigen.

Freigabeprozess jederzeit im Blick behalten

Die caseENGINE dient dem Einrichten individueller dynamischer Workflows durch unterschiedliche Transaktionen sowie einem umfassenden Monitoring: Verantwortliche k├Ânnen jederzeit den Status aller Vorg├Ąnge im Blick behalten und bei Bedarf eingreifen. Durch technisches Monitoring k├Ânnen m├Âglicherweise auftretende Probleme proaktiv abgewendet werden.

Internationale Roll-outs effizient durchf├╝hren

Jeder m├Âchte die Kosten bei einem internationalen Roll-out so gering wie m├Âglich halten. Mit dem syntaxANALYZER ist das kein Problem mehr! Hierbei wird eine vern├╝nftige Relation zwischen den Lizenz- und Beratungskosten sowie dem Volumen an Vorg├Ąngen, wie hier den Eingangsrechnungen, aufgestellt.

Schon gewusst? Durch die Zusatzanwendung syntaxANALYZER werden ausschlie├člich einmalige Roll-out-Kosten f├Ąllig ÔÇô keine Lizenzen pro Land oder Sprache.

EINF├ťHRUNG INVOICELINE

5 SCHRITTE BIS ZUM OPTIMALEN RECHNUNGSEINGANGSPROZESS

Voraussetzungen invoiceLINE

Kl├Ąrung der Voraussetzungen f├╝r die invoiceLINE via Fragebogen

  • Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir die Voraussetzungen f├╝r die invoiceLINE. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form Rechnungen bei Ihnen eingehen, die Anzahl der eingehenden Rechnungen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bez├╝glich des aktuellen SAP-Systems.
  • Gerne k├Ânnen Sie sich bei Interesse an der invoiceLINE schon vorab den Fragebogen herunterladen und ausgef├╝llt an uns senden. Somit k├Ânnen wir im ersten Beratungsgespr├Ąch schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
  • Hier den Fragebogen herunterladen

 

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Workshop zur invoiceLINE

Vorstellung invoiceLINE zugeschnitten auf die Kundenanforderungen

  • In diesem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.

 

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Umsetzung der invoiceLINE

Umsetzung der invoiceLINE

 

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Schulungen

Schulung der Mitarbeiter aus dem Finanzwesen & Go-Live

  • Neben ausgiebigen Schulungen Ihrer Mitarbeiter werden in dieser Phase auch wichtige Tests durchgef├╝hrt, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit der invoiceLINE arbeiten k├Ânnen und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das w├╝nschen.
  • Beim Go-Live stehen wir in engster Absprache mit Ihnen, damit ein reibungslos funktionierender ├ťbergang zum neuen Rechnungseingangsprozess entsteht.

 

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Updates und Support

Versionsupdates & Support

  • Auch ├╝ber die Einf├╝hrung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis GmbH.

 

┬╗ Jetzt Kontakt aufnehmen und Workshop vereinbaren

Alle wichtigen Informationen auf einen Blick?

Laden Sie sich gerne die Factsheets zu unseren LINEs in unserem Download-Bereich kostenfrei herunter. Dort finden Sie ebenfalls unsere Unternehmensbrosch├╝re und vieles mehr.

WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN F├ťR DIE INVOICELINE

Sprechen Sie uns an, wir unterst├╝tzen Sie gerne bei der Umsetzung der Voraussetzungen f├╝r die Integration der invoiceLINE in Ihr SAP-System. Selbstverst├Ąndlich f├╝hren wir alle notwendigen SAP-Customizing-Einstellungen durch – diese sind nat├╝rlich im Standard enthalten.
Rechnungseingang

Hoher Rechnungseingang

Ein besonders hoher Return on Invest entsteht bei mind. 50 Rechnungen am Tag.

Gute Stammdatenpflege

Gute Stammdatenpflege

Ihre Kreditoren und Kopfdaten m├╝ssen fehlerfrei gepflegt sein.

Server f├╝r OCR

Server f├╝r OCR

F├╝r die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verf├╝gung gestellt werden.

PDF-Vorgabe

PDF-Vorgaben

Erkennung erfolgt ausschlie├člich bei PDF-Dateien in schwarz-wei├č.

Archivierungsl├Âsung

Archivierungsl├Âsung

Dies ist notwendig f├╝r die Ablage von E-Mails mit Rechnungsanh├Ąngen.

Scannerl├Âsung

Scanner f├╝r Briefpost

F├╝r Rechnungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner ben├Âtigt.

Bestellbest├Ątigungsprozess automatisieren?

Neben dem Rechnungseingangsprozess frisst auch die Erfassung und Verwaltung von Bestellbest├Ątigungen kostbare Zeit Ihrer Mitarbeiter? Unsere L├Âsung confirmationLINE digitalisiert und automatisiert Ihren Bestellbest├Ątigungsprozess.

WIR PROFITIEREN VON DER INVOICELINE

 
 

OFFICE KARLSRUHE

info@abilis.de

abilis GmbH
IT-Services & Consulting
Lorenzstra├če 8
76297 Stutensee

OFFICE LEONBERG

info@flowdocs.de

flowDOCS Software GmbH
Riedwiesenstr. 1
71229 Leonberg
Deutschland

OFFICE BONN

+49 2282 86 499 0

info@abilis.de

abilis GmbH
Heinrich-von-Stephan-Stra├če 7-9
53175 Bonn

Erfahrungen & Bewertungen zu abilis GmbH IT-Services & Consulting