Ihnen ist schon einmal der Begriff untergekommen, dass ein Vorgang „dunkel gebucht“ wurde und Sie fragen sich, was dies genau bedeutet? Wir klären Sie über die Hintergrundverarbeitung und Automatisierung dieser Vorgehensweise auf.
Was bedeutet „Dunkelbuchung“?
Dunkelbuchung bedeutet ganz vereinfacht gesagt, dass Vorgänge „dunkel gebucht“, also automatisiert im Hintergrund gebucht werden. Das bedeutet, damit lässt sich der allerhöchste Grad der Automatisierung erreichen: 100% Automatisierung ohne menschliches Eingreifen. Wird die Dunkelbuchung eingesetzt, können dementsprechend fehlerfreie Belege auch ohne Nachbearbeitung und ohne benötigte Sichtprüfung direkt gebucht werden. Und so läuft das Ganze dann ab:
- Eingang des Beleges: Der Beleg wird, falls nötig, noch digitalisiert, im Archivsystem zwischengespeichert und via SAP ArchiveLink daraufhin an einen OCR-Server weitergeleitet.
- Verarbeitung des Beleges: Die OCR-Software identifiziert einzelne Zeichen auf dem Beleg (optische Zeichenerkennung). Daran knüpft unsere Freiform-Erkennung inside SAP an, weist den einzelnen Zeichen eine Bedeutung und Werte zu und ordnet sie dem entsprechenden Feld im SAP-System zu.
- Buchung des Beleges (Dunkelbuchung): Wenn der Beleg keinerlei Konflikte bzw. Fehler aufweist und keine Nachbearbeitung erforderlich ist, greift die Dunkelbuchung an dieser Stelle. So werden die Daten im SAP-System dann direkt automatisch im Hintergrund verbucht.
Eine Nachbearbeitung durch den Anwender kann sich dann noch aus folgenden Gründen ergeben:
- Keine Interpretation möglich: Eine oder mehrere Informationen konnten systemseitig nicht automatisch interpretiert werden. Dies können OCR-Unschärfen oder logische Restriktionen sein und sind systemimmanent.
- Konflikte zur automatisierten Verbuchung: Es können Differenzen vorliegen und/oder Plausibilitätsgrenzen verletzt sein. Beispiele sind Preis- und Mengendifferenzen oder fehlende bzw. zur Rechnung abweichende Wareneingangsbuchungen.
Die Bearbeitung kann z. B. durch eine Weiterleitung zum Einkauf, zur Logistik oder anderen Workflow-Teilnehmern erfolgen.
Die Dunkelbuchung muss separat beauftragt und als Erweiterung zu all unseren flowDOCS Solutions hinzugefügt werden. Hierzu ist es nötig, ein Konzept für die Kriterien bzw. Bedingungen der Dunkelbuchung und ihre logische Abbildung individuell zu definieren und die Umsetzung daraufhin zu planen. Sie möchten mehr über die Dunkelbuchung, vielleicht sogar deren genauen Vorteile und Voraussetzungen erfahren? Dann gelangen Sie hier zu unserem ausführlichen Blogbeitrag „Dunkelbuchung inside SAP leicht gemacht“.
