KNOLL Maschinenbau GmbH
LÖSUNG ZUR AUTOMATISIERUNG DES AUFTRAGSEINGANGSPROZESS IN SAP
als Pilotprojekt
Maschinenbau
orderingLINE
KNOLL Maschinenbau – über das Unternehmen
Die KNOLL Maschinenbau GmbH entwickelt, produziert und vertreibt seit 1970 Maschinen und Anlagen für die unterschiedlichsten Branchen und ist der führende Anbieter von Förderanlagen, Filteranlagen und Pumpen für die Metallbearbeitung. Sie transportieren und trennen Späne und Kühlschmierstoffe. Ein weiterer Geschäftsbereich löst anspruchsvolle Logistikaufgaben mit Montage- und Transportsystemen.
Das Projekt
KNOLL Maschinenbau war auf der Suche nach einer Lösung für die Bearbeitung der Aufträge innerhalb von SAP. Manuelle Prozesse sollten so reduziert werden, dass sich der Vertrieb wieder mehr auf die aktive Kundenbetreuung fokussieren konnte. Die Zusammenarbeit mit dem flowDOCS Projektteam war dabei stets konstruktiv, angenehm und völlig reibungslos.
AUSGANGSLAGE
KNOLL Maschinenbau hatte mit langen Bearbeitungszeiten für Aufträge und einem hohen manuellen Aufwand zu kämpfen. Auch die bisherige Suche nach dem richtigen Debitor war sehr zeitaufwendig. Da KNOLL Maschinenbau bereits die flowDOCS Solutions invoiceLINE & confirmationLINE im Einsatz hat und damit sehr zufrieden ist, hat sich das Unternehmen an uns gewandt, um eine Lösung zur automatisierten Bearbeitung und Hinterlegung von Kundenaufträgen im SAP ECC 6.0 Umfeld einzuführen.
Projektziele
KNOLL Maschinenbau wollte Prozesse digitalisieren und vereinfachen sowie die Reaktionszeiten gegenüber den Kunden verbessern, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Eine Lösung, die die Daten auf den Bestellungen fehlerfrei erkennt und eine automatisierte Erfassung von Bestellungen ermöglicht, war gesucht. Zu den Erfolgsfaktoren des Projektes gehörten somit ein hoher Automatisierungsgrad, eine spürbare Erleichterung im Prozess und eine zuverlässige OCR-Datenerkennung.
Projektbeschreibung
Zu Beginn wurde gemeinsam mit dem flowDOCS Team im Rahmen eines Workshops ein detailliertes Konzept inklusive Implementierungssleitfaden erarbeitet, das die Grundlage für den Umfang der Implementierung festlegte. Dies ebnete den Projektstart für die Einführung der orderingLINE. Da die meisten Aufträge bei KNOLL Maschinenbau über E-Mail laufen, wurde der mailHANDLERpdf implementiert, der die Verarbeitung von per E-Mail eingehenden Kundenaufträgen im PDF-Format ermöglicht. Die erweiterte Erkennungstechnologie der Positionserkennung wurde anhand von Kundenbelegen ausgeprägt. Zum Abschluss wurden Schulungen im Train-the-Trainer-Format sowie eine Administratoren-Schulung durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter optimal auf die neuen Systeme vorbereitet sind.
Kundenfeebback zum Projekt
KNOLL Maschinenbau war mit dem Projektablauf und den erzielten Ergebnissen äußerst zufrieden. Mit der Einführung der orderingLINE wurden die anfänglich gesetzten Projektziele und Anforderungen vollständig erfüllt. Der Zeitplan wurde über die gesamte Projektdauer konsequent eingehalten, und die persönlichen Ansprechpartner von flowDOCS standen jederzeit zur Verfügung.
Die Mehrwerte durch unsere Solution
Deutlich verringerte Bearbeitungszeit der Aufträge und damit schnellere Rückmeldung an die Kunden
Weniger manuelle Aufwände und dadurch mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
Einfachere & automatisierte Suche nach dem richtigen Debitor
Allein die bisherige Suche nach dem richtigen Debitor war sehr zeitaufwendig. Die orderingLINE nimmt uns diese Arbeit zu fast 100% ab. Auch die Bearbeitungszeit der Aufträge haben wir deutlich verringern können. Somit können wir unseren Kunden noch schneller als bisher eine Rückmeldung zu ihren Bestellungen geben.
Sven Kolb, Vertrieb bei KNOLL Maschinenbau GmbH