RÖHM GmbH Sontheim
VON DER DIGITALEN EINGANGSRECHNUNG ZUM INTERNATIONALEN E-INVOICING
Was mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung begann, entwickelte sich bei RÖHM schrittweise zu einer umfassenden SAP-integrierten Lösungslandschaft für die Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden E-Rechnungen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen. Heute setzt RÖHM einen Großteil des flowDOCS-Lösungsportfolios ein.
Maschinenbau / Industrielle Fertigung
invoiceLINE, confirmationLINE,
orderingLINE, billingMONITOR
RÖHM GmbH – über das Unternehmen
Das Projekt
Die Zusammenarbeit zwischen RÖHM und flowDOCS begann mit der Einführung von invoiceLINE für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Ziel war es, die zuvor verteilten Bearbeitungsschritte in einem durchgängigen, SAP-integrierten Prozess abzubilden.
Mit invoiceLINE werden eingehende Rechnungen automatisiert erkannt, geprüft und mit den vorhandenen Daten in SAP abgeglichen. Abhängig vom jeweiligen Vorgang werden die Rechnungen anschließend den zuständigen Personen zur Bearbeitung und Freigabe bereitgestellt. Auch die zugehörigen Workflows, die Buchung, Archivierung und Überwachung der Vorgänge, sind in den zentralen Prozess eingebunden.
AUSGANGSLAGE
Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse bei RÖHM begann mit der Einführung von invoiceLINE. Ziel war es, die Verarbeitung eingehender Rechnungen durchgängig im bestehenden SAP-Umfeld abzubilden und manuelle Bearbeitungsschritte zu reduzieren. Dafür wurde invoiceLINE tief in die vorhandenen Abläufe integriert und unterstützt heute den gesamten Prozess von der automatisierten Erkennung und Validierung bis zur Freigabe, Buchung und Archivierung.
Erweiterung des Lösungsportfolios
Die Einführung von invoiceLINE bildete den Ausgangspunkt für die weitere Digitalisierung SAP-naher Dokumentenprozesse bei RÖHM. Im Laufe der langjährigen Zusammenarbeit wurden die bestehenden Abläufe kontinuierlich optimiert und an neue fachliche sowie technische Anforderungen angepasst.
Gleichzeitig wurde der Einsatz der flowDOCS Solutions schrittweise erweitert. Mit confirmationLINE für die Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen und orderingLINE für die Bearbeitung von Kundenbestellungen ergänzte RÖHM die bestehende Rechnungsverarbeitung um weitere automatisierte Prozesse. So entstand eine modular aufgebaute Prozesslandschaft, die verschiedene Dokumentenarten und Geschäftsabläufe direkt im SAP-Umfeld verbindet.
Verarbeitung von E-Rechnungen
Mit den steigenden gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung gewinnt auch das Thema E-Invoicing für RÖHM weiter an Bedeutung. Statt dafür einen separaten Prozess aufzubauen, werden elektronische Rechnungen in die bereits etablierten Abläufe integriert.
Das invoiceLINE Modul E-Rechnungen ermöglicht die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD und vieler weitere internationaler E-Rechnungsformate. Die Rechnungsdaten werden übernommen, validiert und anschließend in den bestehenden Prüfungs-, Freigabe- und Buchungsprozess überführt. Damit kann RÖHM neue regulatorische Anforderungen innerhalb der vorhandenen SAP-integrierten Prozesslandschaft abbilden.
Eingehende und ausgehende
E-Rechnungen aus einer Hand
Im nächsten Schritt soll der bisherige E-Invoicing-Ansatz auch auf ausgehende Rechnungen ausgeweitet werden. Mit dem billingMONITOR können elektronische Ausgangsrechnungen automatisiert erstellt, validiert und über die jeweils erforderlichen Übertragungswege bereitgestellt werden.
Dabei bildet RÖHM die internationalen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsversand in Deutschland, Frankreich, Spanien und Italien innerhalb einer zentralen Lösung ab. Unterschiedliche länderspezifische Vorgaben lassen sich dabei standardisiert berücksichtigen. Versandstatus und Rückmeldungen bleiben transparent und können direkt im SAP-Umfeld überwacht werden. Damit schafft RÖHM die Grundlage, um zukünftige E-Invoicing-Anforderungen in verschiedenen europäischen Märkten strukturiert, effizient und skalierbar umzusetzen.
Durchgängige Digitalisierung inside SAP
Eine Prozesslandschaft, die mit den Anforderungen wächst
Durch die langjährige Zusammenarbeit mit flowDOCS hat RÖHM seine SAP-nahen Rechnungs- und Dokumentenprozesse schrittweise digitalisiert und erweitert. Die verschiedenen flowDOCS Solutions greifen ineinander und bilden eine gemeinsame Basis für transparente, automatisierte und flexibel erweiterbare Abläufe.
Die Mehrwerte durch unsere Solution
Erkennung, Validierung, Freigabe, Buchung und Archivierung sind in die vorhandenen SAP-Abläufe integriert.
Automatisierte Prüfungen, Datenabgleiche und Workflows entlasten die zuständigen Fachbereiche.
Rechnungen, Dokumente, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände lassen sich zentral nachvollziehen und die bestehende Prozesslandschaft flexibel erweitern.
Matthias Riese, Head of Procurement, RÖHM GmbH