Ausgehende E-Rechnungen automatisch inside SAP erstellen & versenden
Ausgehende E-Rechnungen automatisch inside SAP erstellen & versenden
RECHNUNGSAUSGANG INSIDE SAP AUTOMATISIEREN
Die Digitalisierung hat den Rechnungsprozess in Unternehmen grundlegend verändert. Die Umstellung auf digitale Rechnungen bzw. E-Rechnungen stellt jedoch viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Integration in bestehende Systeme – die Hürden sind vielfältig und komplex.
Mit unserem billingMONITOR können Sie ganz einfach und automatisiert ausgehende E-Rechnungen erstellen – und das komplett inside SAP. Unsere Software ermöglicht nicht nur eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes SAP-System, sondern sorgt auch dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Durch automatisierte Workflows sparen Sie nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch die Fehlerquote erheblich.
Komplett in SAP abgebildete Prozesslösung für den Rechnungsausgang
Unser billingMONITOR umfasst die Generierung von E-Rechnungen sowie deren anschließenden Versand per E-Mail – und das alles direkt in und aus dem SAP-System.
Übersicht über alle ausgehenden Rechnungen für mehr Transparenz
Mit der Monitoring-Ansicht erhalten Sie eine gute Übersicht über alle ausgehenden Rechnungen, was die Transparenz erhöht und die Auditierung erleichtert.
Erstellung beliebiger E-Rechnungsformate
Der billingMONITOR kann alle ausgehenden E-Rechnungsformate nach EN 16931 bedienen (z. B. XRechnung in Deutschland) und mit beliebigen E-Rechnungsformaten erweitert werden.
Anbindung an kundeneigene Nachrichtensteuerung
Über die kundeneigene Nachrichtensteuerung lässt sich individuell definieren, in welchem Format und auf welchem Weg die Rechnungen verschickt werden sollen.
KERNPROZESS UND FUNKTIONSWEISE
Schritt 1: Rechnungserstellung
Sobald ein Auftrag vom Vertrieb erfasst wird, wird im SAP-System die dazugehörige Rechnung angelegt. Je nach gewünschtem Automatisierungsgrad kann dieser Schritt entweder manuell geschehen oder durch unseren billingMONITOR bereits vollautomatisiert werden.
Schritt 2: Überprüfung der Rechnungen
Wurde die Rechnung im SAP-System manuell angelegt, so bietet der billingMONITOR bereits vorab eine Monitoring-Ansicht über alle Rechnungen im System, die bereit sind, versandt zu werden.
Schritt 3: Generierung & Versand der E-Rechnung
Für jede angelegte Rechnung generiert der billingMONITOR nun die entsprechende E-Rechnung inkl. dem XML-Format und verschickt diese über die kundeneigene Nachrichtensteuerung per E-Mail aus dem SAP-System. Bei Vollautomatisierung des Prozesses beginnt der Prozess bereits hier, indem nach Auftragserfassung die E-Rechnung direkt erstellt und im Hintergrund verschickt wird.
Schritt 4: Monitoring & Verwaltung der E-Rechnungen
Nachdem die E-Rechnung aus dem SAP-System heraus verschickt wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten, um die ausgehenden Rechnungen weiter zu verwalten. So lassen sich beispielsweise nicht nur die generierte PDF-Rechnung sowie die zugehörige XML-Struktur überprüfen, sondern auch E-Rechnungen neu generieren und E-Mails erneut herausschicken.
E-RECHNUNGSPFLICHT IM B2B IN DEUTSCHLAND AB 2025
Elektronische Rechnungen werden im B2B-Bereich in Deutschland zukünftig ab 2025 verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, dem der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22.03.2024 final zugestimmt hat.
Der billingMONITOR erstellt automatisch gültige E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU (CEN-Norm EN 16931). Seien Sie jetzt bereit für die kommende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, sowohl in Deutschland ab 2025 als auch international, mit unserem billingMONITOR.
Mehr zur E-Rechnungspflicht im B2B in Deutschland ab 2025 erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
E-Rechnungen erstellen nach EN 16931
Automatisierte Prozesse
Optimierung der E-Rechnungserstellung durch automatisierte Erstellung & automatisierten Versand
Verkürzte Durchlaufzeiten
Versand der E-Rechnung direkt aus dem SAP-System heraus und damit auch vereinfachter Rechnungsempfang beim Empfänger
Übersicht über alle E-Rechnungen
Zentrale Übersicht und Verwaltung aller ausgehenden E-Rechnungen (vorab und nach Versand)
UNSERE SERVICES
Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.
Fragebogen
Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen
Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.
Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
Workshop
Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen
In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.
Einführung
Umsetzung der Lösung
Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.
Schulungen
Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live
Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.
Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.
Support
Versionsupdates & Support
Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.
IHRE VORTEILE
Einfacher. Schneller. Transparenter.
Erleben Sie, wie einfach und effizient Sie E-Rechnungen erstellen können – mit dem billingMONITOR inside SAP. Entdecken Sie die Vorteile und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren.
Zeit- & Kostenersparnis
Steigerung der Prozessqualität
Maximale Transparenz
Keine Schnittstellen
Gewohntes Arbeitsumfeld
Regelmäßig neue Features
Zeit- & Kostenersparnis
Durch automatisierte Prozesse sparen Sie sich einen enormen Zeitaufwand. Dies führt zu schnelleren Abwicklungsprozessen & einer effizienteren Verwaltung.
Steigerung der Prozessqualität
Durch die Automatisierung werden Fehler minimiert und die Rechnungen schneller an die richtigen Ansprechpartner verschickt.
Maximale Transparenz
Das zentrale Monitoring bietet eine hohe Transparenz über alle Ausgangsrechnungen. Es gibt eine klare Historie über den gesamten Lebenszyklus der Rechnung.
Keine Schnittstellen
Der gesamte Prozess läuft inside SAP ab. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Daten machen, da diese nicht außerhalb des SAP-Systems gelangen.
Gewohntes Arbeitsumfeld
Dank der kompletten SAP-Integration müssen sich Ihre Mitarbeiter auf keine neue Software einstellen.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Wir setzen uns ständig mit neuen Fragestellungen auseinander und entwickeln unsere Produkte stetig weiter. So profitieren Sie immer wieder von neuen Funktionen und Verbesserungen.