E-Invocing in Polen:
E-Rechnungen inside SAP
E-Rechnungspflicht in Polen
Verpflichtend für B2B und B2G
Polen hat mit dem Krajowy System e-Faktur (KSeF) eines der umfassendsten zentralen Clearance-Systeme in Europa eingeführt. Seit Februar bzw. April 2026 ist die strukturierte E-Rechnung für die allermeisten Unternehmen verpflichtend.
B2G E-Invoicing in Polen
Die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber ist in Polen seit 2019 über das frühere PEF-System möglich und wird seit dem Start von KSeF ebenfalls über die zentrale Plattform abgewickelt.
Mit der allgemeinen KSeF-Pflicht ab 2026 sind B2G-Rechnungen in der Regel ebenfalls über KSeF zu übermitteln. Das System deckt damit sowohl den privaten als auch den öffentlichen Sektor ab.
Auf einen Blick
B2B E-Invoicing in Polen
Polen führt die verpflichtende E-Rechnung über das staatliche Clearance-System KSeF gestaffelt ein:
- Seit dem 1. Februar 2026 müssen große Unternehmen (Umsatz über 200 Mio. PLN im Jahr 2024) strukturierte E-Rechnungen über KSeF ausstellen. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen über KSeF zu empfangen.
- Seit dem 1. April 2026 gilt die Ausstellungspflicht für fast alle übrigen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (KMU, Einzelunternehmer usw.).
- Ab dem 1. Januar 2027 werden auch die kleinsten Unternehmen (monatlicher Umsatz ≤ 10.000 PLN brutto) einbezogen. Gleichzeitig beginnen die finanziellen Sanktionen.
Die Rechnungen müssen im strukturierten XML-Format (FA_VAT) über die staatliche KSeF-Plattform laufen. Erst nach erfolgreicher Validierung und Freigabe durch das System gilt die Rechnung als ausgestellt. Papier- und unstrukturierte PDF-Rechnungen sind für inländische B2B-Transaktionen nicht mehr zulässig. Es gibt eine Offline-24-Stunden-Fallback-Möglichkeit, diese gilt aber nur im Falle einer technischen Störungen.
Ausblick: EU-Regulierungen (ViDA) ab 2030
Ab dem 1. Januar 2027 greifen die Sanktionen in voller Härte (bis zu 100 % des ausgewiesenen MwSt.-Betrags). Parallel dazu bereitet sich Polen auf die EU-weiten Digital Reporting Requirements (ViDA) ab Juli 2030 vor.
FAQ zu E-Invoicing in Polen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht im B2B in Polen?
Seit dem 1. Februar 2026 für große Unternehmen und seit dem 1. April 2026 für die meisten übrigen Unternehmen. Die kleinsten Unternehmen folgen am 1. Januar 2027.
Gilt die E-Rechnungspflicht in Polen auch für ausländische Unternehmen?
Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen sind in der Regel ausgenommen, sofern sie nicht freiwillig am System teilnehmen.
Dürfen in Polen weiterhin PDF-Rechnungen versendet werden?
Nein. Für inländische B2B-Transaktionen sind nur noch strukturierte Rechnungen über KSeF zulässig.
Welches System wird in Polen verwendet?
Das zentrale staatliche Clearance-System Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Was passiert bei Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht in Polen?
Ab dem 1. Januar 2027 drohen hohe Bußgelder: Bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen MwSt.-Betrags.
Gilt die E-Rechnungspflicht in Polen auch für Rechnungen an Privatpersonen (B2C)?
Nein. Die Pflicht betrifft nur den B2G- und B2B-Bereich.
Wie geht es mit der E-Rechnungspflicht in Polen weiter?
Ab dem 1. Januar 2027 greifen die Sanktionen und die kleinsten Unternehmen werden einbezogen. Ab Juli 2030 kommen die EU-weiten ViDA-Anforderungen hinzu.
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