Mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse werden natürlich auch Papierbelege mithilfe einer Scannerlösung erfasst und digitalisiert. Inwieweit Sie die Papierbelege aufbewahren müssen, hängt davon ab, ob die Archivierungssoftware die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllt.

Muss ich meine Papierbelege trotzdem noch aufbewahren? Stichwort: Revisionssichere Archivierung.

In der Vergangenheit wurden Dokumente in Papierform in entsprechenden Lagern archiviert. Im Rahmen der Digitalisierung ist dies heutzutage jedoch eher zur Ausnahme geworden. Eine digitale Archivierung schafft Ihnen vor der analogen Archivierung auch sogar einige Vorteile, wie beispielsweise:

• Schutz vor Verlust & Beschädigung (Thema Vollständigkeit)
• Sicherung vor Veränderung und Verfälschung (Thema Unveränderbarkeit)
• Zugriffsicherheit bzw. kein unerlaubter Zugriff (Thema Berechtigungen)
• Protokollierung der Aufbewahrung und von Änderungen (Thema Nachvollziehbarkeit)
• Schnelle Auffindbarkeit (Thema Verfügbarkeit und Prüfbarkeit)

Ihre Papierbelege können Sie allerdings nur dann vernichten, wenn eine revisionssichere Archivierung gegeben ist. Damit muss die alleinige digitale Ablage einige Vorgaben erfüllen.

Unsere flowDOCS Solutions digitalisieren Ihre Belege und schaffen somit die Möglichkeit für eine digitale Ablage. Die flowDOCS Solutions liefern alle notwendigen Dokumente, die für eine revisionssichere Ablage notwendig sind. Allerdings müssen nicht unsere flowDOCS Solutions die GoBD-Anforderungen erfüllen, da diese ja nur die Voraussetzungen zur Digitalisierung schaffen und nicht die tatsächliche Archivierung vornehmen. Ihr gewähltes Archiv bzw. die Archivierungssoftware, die dann zur Aufbewahrung der digitalen Belege dahinter steckt, muss GoBD-konform sein. Wenn Sie tatsächlich überlegen, die Papierbelege komplett zu vernichten, empfehlen wir Ihnen im Zweifelsfall die GoBD-Konformität der Archivierung am besten von einem Wirtschaftsprüfer rückbestätigen zu lassen.

Informieren Sie sich gerne in unserem Blogbeitrag „10 Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung“, was dieser Begriff genau bedeutet und welche Anforderungen eine Archivierungssoftware genau erfüllen muss, damit Sie Ihre Papierbelege nicht mehr aufbewahren müssen.