Eine OCR-Software bildet die Voraussetzung für Automatisierungsprozesse rund um das Dokumentenmanagement. Ganz vereinfacht gesagt, bildet die Technologie dabei aus den Dokumenten einfache Zeichen. Die Bedeutungsgebung findet später durch unsere Freiform-Erkennung inside SAP statt.
Wie funktioniert eine OCR-Software?
OCR („Optical Character Recognition“ = optische Zeichen- bzw. Texterkennung) bildet die Vorstufe im Automatisierungsprozess all unserer flowDOCS Solutions. Die eingesetzte OCR-Software ist eine standardisierte Software eines Drittherstellers (i. d. R. PrimeOCR) und läuft außerhalb des SAP-Systems. Sie ist für die Auslesung der Zeichen aus den gescannten und empfangenen Dokumenten verantwortlich. Klassischerweise funktioniert dies wie folgt:
- Weiterleitung an den OCR-Server: Die empfangenen Dokumente werden über das Archivsystem (via SAP ArchiveLink) an den OCR-Server geschickt.
- OCR-Verarbeitung: Mittels Layout-Analyse identifiziert die Technologie zunächst alles, was auf dem Dokument zu finden ist und was der Qualität einer OCR-Software genügt (die beste Erkennung erfolgt bei schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund). Daraufhin werden die Texte in Sätze, Wörter etc. zerlegt und bis hin zu einzelnen Zeichen aufgebrochen.
- Weiterleitung an das Archivsystem: Die identifizierten Zeichen werden zurück an das Archivsystem geleitet und dort zwischengespeichert.
Das Ergebnis der OCR-Verarbeitung ist somit eine Einzelzeichendatei, die zugleich die Basis für die die anschließende Interpretation darstellt. Denn unsere Freiform-Erkennung, die wiederum komplett inside SAP stattfindet, nimmt die gefundenen Einzelzeichen, um mittels der hinterlegten Erkennungsregeln Daten zu strukturieren, zu erkennen und diese in die entsprechenden Felder im SAP-System zu mappen. Mehr zu unserer Freiform-Erkennung finden Sie hier.
Wenn Sie mehr über die allgemeine Funktionsweise und die Vorteile der Technologie erfahren möchten, dann gelangen Sie hier zu unserem ausführlichen Blogbeitrag „Mit OCR zur Prozessautomatisierung in Ihrem SAP-System“.
